Bezpieczna Umowa Najmu Część I

Bezpieczna Umowa Najmu Część I.

Umowa najmu jest jedną z umów, która najczęściej funkcjonuje w obrocie prawnym. Z łatwością można zaleźć rozmaite wzory umów najmu: krótsze, dłuższe, prostsze i te nieco bardziej skomplikowane. W gąszczu różnych wzorów łatwo się pogubić i wybrać tę, która najlepiej zadba o nasze bezpieczeństwo. Z tego też względu przybywamy ze wsparciem: dzisiaj publikujemy pierwszą część artykułu o bezpiecznej umowie najmu, która zabezpieczy Twoje pieniądze i przyniesie Ci spokój.

Umowa najmu – od czego zacząć?

Zacznijmy od określenia stron. Stronami w umowie mogą być przedsiębiorcy lub osoby fizyczne (konsumenci). Może być też tak, że jedna ze stron jest przedsiębiorcą, a druga osobą fizyczną. Dlaczego to rozróżnienie jest ważne? Ponieważ wydawać by się mogło, że umowa najmu zawsze będzie miała taką samą postać, niezależnie od tego, kto jest jej stroną. Nic bardziej mylnego. Oczywiście, w zakresie podstawowych elementów, umowa ta będzie wyglądała bardzo podobne. Różnice pojawią się, zapewne, zw obrębie kilku niuansów, ale to właśnie te drobne zapisy mogą okazać się najbardziej istotne w sytuacjach spornych, a czasami nawet konfliktowych.

Co musi zawierać umowa najmu?

W pierwszej kolejności, niezależnie od tego, kto jest stroną umowy najmu, należy wskazać na pewne elementy, które powinny znaleźć się w każdej umowie. Elementy te w dużej mierze wynikają z kodeksu cywilnego. Podstawowe elementy w dokumencie to:

data i miejsce zawarcia umowy
strony umowy
czas na jaki umowa zostaje zawarta
adres nieruchomości, która ma być przedmiotem najmu
wysokość czynszu z określeniem szczegółowo czego dotyczy
czas trwania umowy
warunki wypowiedzenia
prawa i obowiązki stron
data wydania nieruchomości

Z powyżej wskazanych elementów w kilku słowach warto opisać najważniejsze z nich. Dlaczego? Ponieważ wydają się być oczywiste, ale, w praktyce, często brakuje ich w umowach.

Im bardziej szczegółowa umowa tym mniejsze prawdopodobieństwo wystąpienia ewentualnych sporów z tytułu nieścisłości, dlatego warto zastanowić się jakie elementy powinna zawierać umowa i na które jej kwestie powinno się zwrócić szczególną uwagę.

Dlaczego data zawarcia umowy jest tak ważna?

Pierwszym z ważniejszych elementów w umowie jest data zawarcia umowy. Dlaczego data jest tak istotna? Data zawarcia umowy jest istotna nie tylko ze względu na to, że czarno na białym określa termin zawarcia umowy. Data zawarcia umowy jest tak ważna, ponieważ termin określony w dokumencie będzie nas chronić, w chwili gdy zapomnimy o kilku innych elementach, np. nie wskażemy okresu wypowiedzenia. Dzięki dacie zawarcia umowy będziemy mieli możliwość, aby ustalić go zgodnie z zasadami przyjętymi w kodeksie cywilnym. W umowie możemy przyjąć okres wypowiedzenia zgodny z wolą stron. Zdarza się jednak, że umowa nie przewiduje okresu wypowiedzenia, ale, jednocześnie, zawiera informacje, że jest zawarta na czas nieoznaczony. Czy w takiej sytuacji oznacza to, że umowa ta będzie zawsze trwać ? Nie, ponieważ sam kodeks cywilny wskazuje nam terminy wypowiedzenia umowy. Terminy wypowiedzenia według kodeksu cywilnego:

w chwili gdy czynsz jest płatny w odstępach czasu dłuższych niż miesiąc, najem można wypowiedzieć najpóźniej na trzy miesiące naprzód na koniec kwartału kalendarzowego
w chwili gdy czynsz jest płatny miesięcznie – na miesiąc naprzód na koniec miesiąca kalendarzowego
w chwili gdy czynsz jest płatny w krótszych odstępach czasu – na trzy dni naprzód
gdy najem jest dzienny – na jeden dzień naprzód.

Dlaczego data wydania nieruchomości jest bardzo istotna?

Data wydania nieruchomości jest kolejnym, istotnym elementem często pomijanym przez strony zawierające umowę. Podkreślamy, że data zawarcia umowy najmu, nie będzie tożsama z datą wydania lokalu. Dlaczego data wydania nieruchomości jest bardzo ważna? Zobacz na przykład.

Przykład:

Wyobraź sobie sytuację, w której strony zawierają umowę najmu w dniu 01 lipca 2019 r., ale umawiają się, że lokal, faktycznie, zostanie wydany dopiero 15 lipca 2019 r., przy czym, są to jedynie ustalenia słowne, niepotwierdzone w umowie. 10 lipca 2019 r. w lokalu dochodzi do powstania szkody, np. poprzez zalanie lokalu na skutek pozostawienia nie do końca zakręconej wody. I teraz najistotniejsze pytanie? Kto odpowie za zalanie? Jeśli wynajmujący nie będzie poczuwał się do odpowiedzialności i będzie próbował przerzucić ją na najemcę, to najemcy ciężko będzie wykazać, że w lokalu nie przebywał, bo w umowie, w żadnym miejscu nie wskazano, że lokal zostanie wydany dopiero 15 lipca 2019 r. Gdyby ten zapis był zawarty w umowie, nie byłoby żadnych wątpliwości, kto odpowiada za powstałą szkodą.

Pozostałe istotne zapisy umowy najmu

Do elementów istotnych lecz nieobligatoryjnych, o których często zapominamy w umowach, należą również:

Zawarcie w umowie najmu zapisów o zakazie podnajmu lub przekazywania do nieodpłatnego użytkowania. Wydaje się to oczywiste, ale, jak to w życiu bywa, tak nie jest. W bardzo wielu umowach brakuje tego zapisu zapisu, bowiem wynajmującym wydaje się, że jeśli najemca nie ma zgody na podnajem, to nie może go dokonywać. W kodeksie cywilnym zawarta jest zasada zupełnie odwrotna, a mianowicie zgodnie z art. 668 § 1 kodeku cywilnego: „Najemca może rzecz najętą oddać w całości lub części osobie trzeciej do bezpłatnego używania albo w podnajem, jeżeli umowa mu tego nie zabrania”.
Zawarcie umowy na czas oznaczony i niewskazanie terminu jej wypowiedzenia – w tym przypadku ustawowe terminy wypowiedzenia umowy nie będą obowiązywały i umowa ta obowiązuje w oznaczonym czasie, bez możliwości jej wypowiedzenia (*z wyłączeniem wyjątkowych sytuacji wskazanych w kodeksie cywilny). Jaki jest tego skutek? Jeśli wiążemy się umową np. na 1 rok, a po 6 miesiącach uznajemy, że lokal nie spełnia naszych oczekiwań, wypowiedzenie umowy nie jest możliwe. W takiej sytuacji pozostaje nam jedynie porozumienie się z drugą stroną co do rozwiązania umowy. Jeśli do tego porozumienia nie dojdzie, umowa będzie wiązała nas przez okres na jaki została zawarta tj. przez cały rok. Spore ryzyko.
Dane identyfikujące drugą stronę – w umowach często jedyne dane, jakie są wymienione, to imię i nazwisko. W przypadku sporu jest to, niestety, zbyt mało, aby móc dochodzić swoich roszczeń. Nawet w przypadku najczęściej występującego problemu, jakim jest brak zapłaty czynszu – nie jesteśmy w stanie odzyskać należności, bowiem nie znamy adresu najemcy. Jeśli najemca nas unika i, faktycznie, nie mieszka już w wynajmowanej nieruchomości, a my znamy tylko jego imię i nazwisko nie jesteśmy nawet w stanie wysłać wezwania do zapłaty, nie mówiąc już o skierowaniu sprawy na drogę postepowania sadowego, gdzie koniecznie musimy podać adres zamieszkania danej osoby. Jakie dane zatem pobierać? Rekomendujemy w umowach najmu zamieszczać adres korespondencyjny, który jest inny od adresu wynajmowanej nieruchomości oraz numer PESEL osoby fizycznej, ponieważ jest to stała, nieulegająca zmianie wartość. Numer PESEL da nam również najwięcej możliwości w chwili ustalania adresu drugiej strony. Odradzamy natomiast kserowanie dowodów osobistych, bo jest to niezgodne z prawem i może się dla nas wiązać z poważnymi konsekwencjami.
Kaucja zabezpieczająca – o ile sama kaucja w umowach zazwyczaj występuje, o tyle brakuje zapisów, które pozwalają potrącać kaucję na poczet powstałych zaległości. Jeśli takiego zapisu nie będziemy mieli, to powinniśmy wezwać drugą stronę do zapłaty określonej kwoty ze wskazaniem, że przy braku wpłaty możemy dokonać potrącenia. Kolejną kwestią związaną z kaucją jest jej wysokość. O ile sama kaucja występuje zazwyczaj w umowach, o tyle jej wysokość jest nieproporcjonalna do faktycznych szkód, jakie mogą powstać. Kaucja powinna być określona w rozsądnej wysokości, tak aby przynajmniej w części zabezpieczyć wynajmującego. Najrozsądniejszym wydaje się ustalić wysokość kaucji wynoszącą dwukrotną wysokość czynszu. Pozwoli nam to częściowo rozliczyć niezapłacone należności, a ponadto w przypadku powstałych szkód, będziemy mogli dokonać potrącenia. Zupełnie niezrozumiałym jest ustanawianie kaucji niepokrywającej nawet jednomiesięcznego czynszu (np. kaucja 500 zł, przy czynszu 2000 zł – taka kaucja niemal nic nam nie zabezpiecza)
Zasady dokonywania zmian w lokalu – tego rodzaju zapis w umowach stosuje się bardzo rzadko i jest to duży błąd. Warto bowiem określić, do czego uprawniony jest najemca. Jeśli tego nie wskażemy, to będzie on mógł dokonywać czynności określonych w kodeksie cywilnym, przy czym, są one określone bardzo nieprecyzyjnie i w praktyce, zazwyczaj pojawia się spór czy najemca mógł dokonać danej czynności czy też nie.
Szczegółowe określenie wysokości czynszu oraz dodatkowych opłat – najczęściej spotykamy się z tym, że umowy zawierają informacje o wysokości czynszu oraz opłatach za media. Pytanie jednak: co z opłatami administracyjnymi, takimi jak podatek od nieruchomości czy ewentualne nadpłaty/niedopłaty? Warto już w umowie określić, kto je pokrywa, aby nie było co do tego wątpliwości.
Protokół odbioru przedmiotu najmu – najczęściej stanowi on załącznik do umowy najmu, przy czym w praktyce niejednokrotnie nie jest przygotowywany lub, jeżeli już zostaje przygotowany, to jego zapisy są bardzo ogólne. A szkoda, gdyż taki protokół może okazać się kluczowy w sytuacjach zniszczeń przedmiotu najmu. Brak takiego protokołu spowoduje problem z wykazaniem, w jakim stanie został przekazany dany przedmiot lub czy w ogóle znajdował się on w nieruchomości. Jeśli nie zawrzemy listy wszystkich przedmiotów dostępnych w lokalu z opisem ich stanu, ciężko nam będzie dochodzić odszkodowania za ich zniszczenia bądź kradzież, ponieważ trudno będzie nam wykazać, że faktycznie znajdowały się one w posiadaniu najemcy. Radzimy sporządzić protokół, do którego warto także załączyć szczegółowe zdjęcia i wskazać w umowie, że są one częścią składową umowy najmu.
Numer księgi wieczystej nieruchomości jest istotny z punktu widzenia najemcy. Kiedy mamy numer księgi wieczystej możemy sprawdzić czy, na przykład w stosunku do danej nieruchomości nie toczy się postępowanie egzekucyjne i czy za niedługi czas nie okaże się, że nieruchomość zostanie przymusowo sprzedana.

Pamiętaj!

Umowa najmu wydaje się być prostą, standardową umową, ale jak praktyka pokazuje, braki w zapisach lub nieodpowiednie ich sprecyzowanie powodują trudności. Od tego, w jaki sposób zabezpieczymy swoje interesy, zależy nasze przyszłe powodzenie w dochodzeniu od drugiej strony naszych pieniędzy.

Koniecznie, już w czwartek, tj. 1 sierpnia, zapoznaj się z drugą częścią artykułu: „Bezpieczna Umowa Najmu Część II. Podzielimy się w nim wzorem umowy najmu, z którego będziesz mógł skorzystać, aby chronić swoje pieniądze.

Artykuł został przygotowany dzięki współpracy z naszym ekspertem z działu prawnego Dogmat Systemy S.A.

Kinga Janus
Dyrektor działu Sprzedaży
i Obsługi Klienta w rodzinnej firmie

Dogmat Systemy S.A.

Jesteśmy po to, by ułatwiać pracę polskim przedsiębiorcom.
Zacznij działać już od dziś!

Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej i uzyskać wsparcie,

Zadzwoń:☎ 722 33 55 33

lub napisz: ?tbn@dogmatsystemy.pl

Przeczytaj również artykuł:

Biała Lista Podatników VAT – Co Nowego?

Prosta I Prawidłowa Umowa Współpracy

Pobierz gotowy wzór umowy współpracy i działaj bezpiecznie: