Czym jest Forma Dokumentowa I Dlaczego Warto ją Stosować.
Dzisiejszy artykuł jest szczególny, bo otwiera cykl publikacji o zawieraniu umów, które ochronią Twój interes jako przedsiębiorcy. Z artykułu dowiesz się, czym jest forma dokumentowa, która, oprócz formy pisemnej, dobrze zabezpieczy Twoje należności. Zaraz poznasz korzyści, które da Ci ten model współpracy. Dowiesz się, dlaczego ważne jest zachowanie formy dokumentowej, potwierdzającej ustne uzgodnienia.
Zmiany prawne dostosowane do postępu cyfryzacji
Już w 2015 roku nowelizacja kodeksu cywilnego, w ślad za podstępem cyfryzacji, wprowadziła nową formę dokonywania czynności prawnych – tak zwaną formę dokumentową. Forma dokumentowa ma usprawnić dokonywanie czynności prawnych, w szczególności obrót dokumentów pomiędzy przedsiębiorcami, a także przyspieszyć działanie. Dzięki tej formie przedsiębiorcy (wierzyciele) chronią swoje należności, dodatkowo potwierdzając zawarcie ustnych ustaleń między innymi w formie elektronicznej.
Moc prawna formy dokumentowej
Do czasu wprowadzenie zmian dla wielu czynności prawnych przewidziana była forma pisemna. Forma pisemna była i nadal jest najbardziej popularną formą stosowaną przy zawieraniu umów. Forma pisemna ma jeden zasadniczy wymóg – wymaga ręcznego, oryginalnego podpisu. Forma dokumentowa wymóg ten znosi, przyznając taką samą moc prawną formie pisemnej jak i formie dokumentowej.
Czym jest forma dokumentowa?
Forma dokumentowa będzie spełniona w przypadku każdego dokumentu i każdej informacji zapisanej na nośniku innym niż papier. Jakie to nośniki? Tego ustawa nie definiuje, ale zakładając, że jest to każdy nośnik inny niż papier to formę dokumentową spełniają wszelkie dokumenty czy informacje dostępne w formie elektronicznej, czy jakiejkolwiek innej, którą można wykazać (np. e-mail).
Dlatego możemy uznać, że wymogi formy dokumentowej spełniają także różnego rodzaju komunikatory, w których pozostaje ślad po wymianie informacji – Facebook, Instagram, LinkedIn czy wiadomość SMS itp. Co więcej, za dokumenty takie będą uznawane również: obraz czy dźwięk.
Forma dokumentowa – korzyści
Dlaczego warto korzystać z formy dokumentowej i zabezpieczać swoje przyszłe należności?
Z punktu widzenia praktyki zdecydowanie warto korzystać z tej stosunkowo nowej formy. W dzisiejszym świecie i rozwijającej się cyfryzacji wymiana informacji bardzo często odbywa się za pośrednictwem komunikatorów. To dzięki nim możemy kontaktować się na odległość. Coraz częściej wszelkiego rodzaju negocjacje biznesowe odbywają się poprzez wymianę wiadomości e-mail. Jest to nie tylko tańszy, ale przede wszystkim, znacznie szybszy sposób działania. Do czasu wprowadzenia oficjalnej formy dokumentowej wszelkie wydruki e-mail, nagrania rozmów czy sms mogły jedynie uprawdopodabniać fakt złożenia danego oświadczenia woli. Obecnie takie wydruki czy nagrania będą stanowić pełnoprawne dokumenty,
Obecnie takie wydruki czy nagrania stanowić będą dokumenty, a zatem ich walor jest zdecydowanie wyższy.
Czy zawsze można powoływać się na formę dokumentową?
Jest to jedno z najistotniejszym zagadnień. Jakie warunki trzeba spełnić, aby móc się posługiwać formą dokumentową? W pierwszej kolejności, w obrocie pomiędzy przedsiębiorcami, taką formę należy zastrzec w ewentualnych umowach. Ale w sytuacji, w której nie mamy sporządzonej umowy współpracy, forma dokumentowa automatycznie zyskuje rangę dokumentu i może być stosowana zawsze, kiedy ustawa nie wymaga innej formy.
Co, jeśli zawieramy umowę współpracy w formie pisemnej?
Jeżeli zawieramy umowę współpracy formie pisemnej lub umowę taką zawarliśmy, istotne jest, aby w jej postanowieniach nie zawierać informacji (lub je zmienić, jeżeli zostały zawarte), że wszelkie zmiany czy dalsze ustalenia muszą być zawarte w formie pisemnej.
Wymogi ustawowe
Ważnym zagadnieniem, o którym należy wspomnieć, są wymogi ustawowe. Pomimo wprowadzenia formy dokumentowej istnieją takie umowy czy takie sytuacje, w których wymagana jest forma pisemna. Jednym z przykładów jest np. umowa pożyczki, która, jeśli przekracza kwotę 500 zł to zgodnie z kodeksem cywilnym powinna być zawarta na piśmie. W takiej sytuacji, tj. w sytuacji, w której jakikolwiek akt prawny przewiduje nam określoną formę – należy ją zachować.
Radzimy:
Zawierając umowę współpracy zawrzyj w niej zapis o ewentualnych zmianach w formie dokumentowej. Oczywiście dla bezpieczeństwa możesz wyartykułować, jakiego rodzaju modyfikacji będzie to dotyczyło. Dzięki odpowiednim zmianom zabezpieczysz swoje przyszłe należności.
Radzimy znacznie wcześniej przygotować umowy i wprowadzić do nich zmiany, które na pewno uproszą wzajemną współpracę i zabezpieczają interesy każdej ze stron.
Przepisy a praktyka
Forma dokumentowa nie tylko daje więcej możliwości, ale również zmniejsza ryzyko niezachowania formy określonej umową.Jeśli bowiem w umowie wskażemy, że wszelkie zmiany mogą być dokonywane wyłącznie w formie pisemnej pod rygorem nieważności, to aneksowanie umów np. mailowo, nie będzie miało skutku prawnego. Problemy, niestety, najczęściej pojawią się wówczas, kiedy pomiędzy kontrahentami dochodzi do niewywiązania się z postanowień umowy i wtedy ciężko uzyskać dokumenty w poprawnych formach. Czasami brak zachowania formy może skutkować poważnymi konsekwencjami dla jednej ze stron.
Pamiętaj
Zastrzeżenie formy dokumentowej zamiast formy pisemnej daje nam szeroki wachlarz możliwości. Nie musimy pamiętać, że taki zapis był w umowie, bo niemal każda forma będzie formą dokumentową i ciężko będzie wykazać, że wymóg umowny nie został spełniony. Dzięki temu potwierdzimy ustne ustalenia i ochronimy bieżące oraz przyszłe należności.
Zachęcamy do korzystania z tej formy, kiedy potwierdzamy ustalenia i warunki wspólnej współpracy.
Forma dokumentowa zabezpieczy interesy każdej ze stron, nie można polegać tylko na słownym uzgodnieniu czy potwierdzeniu ustalonych warunków, ponieważ w przypadku sporu pozostaje nam tylko „słowo przeciwko słowu”.
Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej i uzyskać wsparcie, zapraszam Cię już dziś do kontaktu:
Zadzwoń: ☎ 722 33 55 33
lub napisz: ?tbn@dogmatsystemy.pl
Zajrzyj i zapoznaj się:
Czym jest kredyt kupiecki: korzyści, zagrożenia
Dzisiejszy artykuł został przygotowany we współpracy z naszym ekspertem z działu prawnego Dogmat Systemy S.A.
Kinga Janus
Dyrektor działu Sprzedaży
i Obsługi Klienta w rodzinnej firmie
Dogmat Systemy S.A.
Jesteśmy po to, by ułatwiać pracę polskim przedsiębiorcom.
Zacznij działać już od dziś!
