Niezawodny sposób na opóźnienia w płatnościach.
Opóźnienia w płatnościach: to jedna z największych bolączek Przedsiębiorców i znak stop na drodze do rozwoju firmy. Spóźnione płatności osłabiają naszą firmę, niejednokrotnie zabierają nam spokój i zdrowie.
Na prośbę Przedsiębiorców rozpoczynamy cykl artykułów, w których odpowiemy na najczęściej zadawane pytania i problemy właścicieli firm z sektora MŚP. Doradzimy, między innymi, jak postępować, aby nie utracić klienta i równocześnie mieć pieniądze na czas. Zaczynamy od odpowiedzi na pytanie Pana Mariana, który działa w branży wydawniczej. Jak sobie radzić z opóźnieniami w płatnościach??? Czytaj, wdrażaj i zyskuj – nie tylko pieniądze, ale także zdrowie i spokój.
Pytanie od Przedsiębiorcy
Pytanie: „W mojej branży – działam na rynku wydawniczym – opóźnienia w płatnościach są na porządku dziennym. Mówimy tutaj o opłaceniu dawno wykonanej usługi, średnio, 30 dni po upływie terminu płatności. Mimo że od wielu lat działam w branży, rozmowy o zaległych należnościach zawsze przychodzą mi z trudem. Obawiam się, że intensywne domaganie się zapłaty negatywnie wpłynie na moją relacje ze stałymi klientami. Jak sobie z tym poradzić?”
Pan Marian prowadzący działalność gospodarczą w branży wydawniczej
Rozwiązanie ekspertów Dogmat Systemy
Proponujemy wprowadzić systematyczny monitoring należności, jeszcze przed upływem terminu płatności wskazanego na fakturze. Tak prowadzony monitoring to miękkie narzędzie biznesowe, które wzmacnia relację biznesową i równocześnie dba o dyscyplinę płatniczą. Bezcenne połączenie.
Od czego zatem zacząć? Monitoring zacznij od upewnienia się czy faktura dotarła na czas, czy wszystkie dane są prawidłowe. Dzięki kontaktowi telefonicznemu potwierdzisz także termin płatności. Od razu wyeliminujesz wymówkę kontrahenta, o fakturze, która nie dotarła na czas lub, że dane są niezgodne.
Pamiętaj: czynności te nie są czynnościami windykacyjnymi. Potwierdzasz jedynie wzajemne ustalenia, które budują relację opartą na szacunku i rzetelności.
Jak sobie radzić z opóźnieniami w płatnościach?
Kiedy systematycznie monitorujesz płatności za faktury, automatycznie wysyłasz swojemu kontrahentowi jasny komunikat. Ten komunikat zawiera się w jednym zdaniu: szanuję swoją pracę i dbam o terminowy spływ należności. Dlaczego ten komunikat jest tak ważny? Ten komunikat jest tak ważny ze względu na priorytet płatności. Pamiętaj, że Twój kontrahent ustala sobie priorytety płatności. Jeżeli od początku będziesz z nim w stałym kontakcie, Twoim należnościom nada wyższy priorytet niż pozostałym. Tak to działa.
Nie frustruj się – sprawdź
Warto również zastanowić się, czy termin płatności, z którym wystawiasz fakturę, jest realnym terminem w tej danej branży. Z doświadczenia wiemy, że kontrahenci korzystający z branży wydawniczej czy poligraficznej regulują swoje zobowiązania wtedy, kiedy otrzymają zapłatę od klienta ostatecznego, dla którego opracowywali i koordynowali zlecony im projekt czy zadanie. Takim przykładem są agencje marketingowe, które świadczą kompleksowe usługi dla dużych firm korporacyjnych, w których terminy płatności sięgają 60, a nawet 90 dni.
Dlatego radzimy Ci sprawdzić, czy np. 14 dniowy termin płatności jest realny i nie jest zbyt krótki dla Twojego kontrahenta. Jeśli Twój kontrahent wystawia swoim klientom faktury z 30, 45 lub 60 dniowym terminem płatności – nie ma wówczas możliwości terminowego regulowania wszystkich swoich zobowiązań. Co to oznacza w praktyce?
Kontrahent z góry zakłada, że któryś z jego dostawców musi dłużej poczekać na zapłatę. Takie są realia. Trzeba się z nimi liczyć i tak prowadzić biznes, żeby minimalizować ryzyko strat. A czekanie na pieniądze to strata. Ponadto jeżeli będziesz systematycznie przypominał o zbliżającym się terminie płatności, to Twoja płatność będzie w tzw. koszyku płatności kontrahenta.
Wydłużenie terminu płatności
Wydłużenie terminu płatności ściąga z Twoich barków niepotrzebny i regularny stres, równocześnie jest wartością dodaną, którą proponujesz swojemu Kontrahentowi. Zaznacz, że wychodzisz mu naprzeciw i oczekujesz w zamian szacunku i dotrzymania nowych terminów.
Wydłużam termin i co dalej?
Załóżmy, że decydujesz się na wydłużenie terminu płatności. Automatycznie powstaje pytanie: skąd mam zatem pozyskać środki na utrzymanie płynności finansowej? I jest to bardzo dobre pytanie.
Idealnym rozwiązaniem tego dylematu jest połączenie usługi systematycznego monitorowania faktur z ich finansowaniem, czyli z faktoringiem.
Jeżeli zdecydujesz się na takie rozwiązanie, zyskujesz :
- natychmiastowy dostęp do pieniędzy za wystawione faktury, dzięki finansowaniu faktur
- podtrzymujesz wypracowane relacje, a nawet, dzięki wydłużonemu terminowi płatności, je wzmacniasz, ale z informacją, że „robię to dla Twojego dobra, pamiętaj jednak, że od dziś ja sam lub wybrani przeze mnie eksperci będą systematycznie monitorować spływ moich należności”
- żegnasz stres, bo nie prosisz się dłużej o swoje pieniądze
Wzrost skuteczności
Monitoring możesz wykonywać sam lub powierzyć to zadanie ekspertom z dużym doświadczeniem w temacie.
Z doświadczenia wiemy, że zlecenie tego zadania specjalistom zdecydowanie zwiększa wzrost dyscypliny. Kontrahenci zaczynają wywiązywać się z deklaracji i dbają o terminowość. To wzmacnia i buduje dwie strony.
Specjaliści, którzy mają doświadczenie, wiedzą, że podstawą biznesu są dobre i wypracowane relacje, dlatego najlepsi z nich nie tylko dbają o terminowy spływ należności, ale także o wzmocnienie relacji biznesowych.
Wierzyciel jest zadowolony, że zdjęto z jego barków ciężar upominania się o swoje pieniądze (bez względu na to czy wydłużył termin płatności czy nie), a kontrahent, dzięki systematycznemu monitorowaniu, wywiązuje się ze swoich obowiązków. Każdy czuje ulgę, bo jest porządek.
Puenta
Puentując pierwszy artykuł z cyklu: odpowiadamy na pytania nurtujące Przedsiębiorców:
Nie bójmy się prosić o swoje pieniądze, każdy z Przedsiębiorców ma prawo zadzwonić i potwierdzić termin zapłaty swoich należności, jeszcze przed terminem ich wymagalności.
Ważne, aby zachować najwyższe standardy komunikacji, gdyż po drugiej stronie zawsze jest CZŁOWIEK.
Dowodem tego, że czynności, o których piszemy, procentują, są referencje, które otrzymujemy od naszych Klientów. Oto jedna z wielu:
Kinga Janus
Dyrektor działu Sprzedaży
i Obsługi Klienta w rodzinnej firmie
Dogmat Systemy S.A.