Jak Zabezpieczyć Swoje Należności część III Monitoring
Ruszamy z III częścią poradnika TBN, w którym piszemy, jak chronić firmowe pieniądze i bezpiecznie iść naprzód. W bieżącym artykule, opisujemy podstawową czynność, która minimalizuje, a nawet eliminuje ryzyko powstania zatoru płatniczego. Jest nią posprzedażowy monitoring należności. Pokazujemy jak monitoring chroni pieniądze Przedsiębiorców, buduje mocne relacje biznesowe oparte na wzajemnym szacunku. Mówimy też o bolesnych i kosztownych konsekwencjach niestosowania monitoringu. Dodatkowo przedstawiamy prosty wzór wezwania do zapłaty. Startujemy z nową porcją wiedzy.
Monitoring należności – korzyści
Monitoring należności jest prostą i skuteczną czynnością, przypominającą o zbliżającym się terminie płatności. Jest tylko jeden warunek: należy go wykonywać systematycznie! Dopiero wtedy ochroni nasze pieniądze i zapewnia bezpieczeństwo. Monitoring to czynność nadzorująca terminową spłatę należności. Jego ogromną zaletą jest
to, że zwiększa dyscyplinę płatniczą Twoich kontrahentów.
Monitoring płatności to przede wszystkim pewność:
- W pierwszej kolejności potwierdzasz, że faktura została przyjęta przez kontrahenta i oczekuje na zapłatę.
- Jeżeli faktura ma jakieś błędy (zły adres, nr NIP itp.), masz jeszcze czas, by skorygować powstałe błędy formalne, jeszcze przed terminem jej wymagalności.
- Systematycznie monitorując faktury, przyzwyczajasz i dajesz znać kontrahentowi, że dbasz o terminowy spływ należności.
- Każdy Twój kontrahent ustala sobie priorytety płatności i jeżeli od początku będziesz z nim w stałym kontakcie, to Twoim należnościom nada wyższy priorytet niż pozostałym. Warto również zastanowić się, czy termin płatności, na który wystawiam fakturę, jest realnym terminem w tej branży.
Kiedy warto rozpocząć monitoring?
Bardzo ważny jest czas, w którym startujemy z monitoringiem. Działamy tuż po przesłaniu faktury (upewniamy się, czy z fakturą wszystko gra i czy spełnia wymogi formalne – patrz wyżej.). Następnie jeszcze przed datą wymagalności faktury,
np. 3 dni wcześniej – kontaktujemy się z kontrahentem i przypominamy mu o zbliżającym się terminie płatności. Możemy to również zrobić wysyłając wiadomość e-mail lub sms. Forma, którą wypracujesz sobie z kontrahentem jest dowolna. Nawet wystawiając niewielką liczbę faktur miesięcznie, warto wprowadzić monitoring i mieć pewność, że środki wpłyną terminowo na Twój rachunek bankowy.
Nawet wystawiając niewielką liczbę faktur miesięcznie, warto wprowadzić monitoring i mieć pewność, że środki wpłyną terminowo na Twój rachunek bankowy.
Kosztowny błąd
Podstawowy błąd Przedsiębiorców polega na tym, że bardzo często rozpoczynają monitoring, w chwili gdy przysłowiowe mleko się już rozlało, czyli w momencie, w którym kontrahent spóźnił się z zapłatą. Wtedy moc i skuteczność monitoringu znacznie spada. Kontrahent nie ma jasnego sygnału, że dbamy o swoje pieniądze i że zależy nam na terminowych wpłatach. Jeśli kontaktujesz się ze swoim kontrahentem dopiero w momencie niedotrzymania terminu, niejako dajesz mu przestrzeń na opóźnienia, z której on prawdopodobnie skorzysta.
Jeśli kontaktujesz się ze swoim kontrahentem dopiero w momencie niedotrzymania terminu, niejako dajesz mu przestrzeń na opóźnienia, z której on prawdopodobnie skorzysta.
Systematyczny monitoring – zalety
Systematyczne, comiesięczne czy cotygodniowe informowanie kontrahenta o zbliżających się płatnościach, nie tylko go zdyscyplinuje, ale również potwierdzi, że Twoja firma profesjonalnie podchodzi do współpracy, że szanuje swój czas i swoje pieniądze. Monitoring ma jeszcze jedną ważną zaletę: buduje silne relacje biznesowe, oparte na wzajemnym szacunku.
Systematyczny i skutecznie przeprowadzony monitoring należności eliminuje niebezpieczeństwo powstawania zatorów płatniczych oraz minimalizuje ryzyko postępowań sądowych. Pilnuj swoich pieniędzy i wprowadź systematyczny monitoring należności! Nie chcesz przecież finansować kontrahenta kosztem swojej firmy? To się zwyczajnie nie opłaca.
Systematyczny i skutecznie przeprowadzony monitoring należności eliminuje niebezpieczeństwo powstawania zatorów płatniczych oraz minimalizuje ryzyko postępowań sądowych.
Jest monitoring – kontrahent nie płaci
Jeżeli przypomnienie o płatności nie zdyscyplinowało kontrahenta do terminowej zapłaty, szybko reaguj na opóźnienie. Natychmiast wyślij wezwanie do zapłaty. Wyznacz w nim ostateczny termin zapłaty faktury. Przykładowy wzór wezwania do zapłaty:
PRZEDSĄDOWE WEZWANIE DO ZAPŁATY
W związku z nieuregulowaniem niżej wymienionych faktur wzywam do natychmiastowej zapłaty faktur, zgodnie z poniższym zestawieniem wraz z ustawowymi odsetkami oraz kosztami odzyskania należności.
| Nazwa Kontrahenta | NIP Kontrahenta | Nr faktury | Data faktury | Termin płatności faktury | Kwota faktury |
| ……………….. | …………………… | ………………….. | ……………….. | ………………. | ……………………. |
Odsetki ustawowe : ……………….. zł
KON-y : …………………. zł
RAZEM należność główna z odsetkami i KON-y : …………………………. zł
Wzywamy do uiszczenia wyżej wymienionej kwoty w nieprzekraczalnym terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wezwania na rachunek bankowy:
Nazwa firmy: ………………………..
Adres: ………………………………….
Nr rachunku bankowego: ……………………………………..
Jednocześnie informuję, że w przypadku nieuregulowania w/w należności, sprawa niezwłocznie zostanie przekazana na drogę postępowania sądowego.
W wezwaniu do zapłaty warto uwzględnić Koszty Odzyskania Należności oraz informację o odsetkach ustawowych. Na dzień dzisiejszy, wysokość odsetek ustawowych za opóźnienia w transakcjach handlowych, wynosi 9,5% w stosunku rocznym.
Czym są Koszty Odzyskania Należności (KON-y)?
Koszty Odzyskania Należności są niczym innym jak rekompensatą dla wierzyciela (czyli Ciebie) z tytułu dochodzenia płatności faktury po terminie. Zgodnie z art. 10 ust.1 ustawy o terminach zapłaty w transakcjach handlowych rekompensata za opóźnienie w płatnościach za każdą fakturę wynosi 40 euro. Dotyczy to każdej faktury dokumentującej pojedynczą transakcję handlową.
Kwota rekompensaty w wysokości 40 euro przeliczana jest na polski złoty, według średniego kursu euro ogłoszonego przez NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym płatność faktury stała się wymagalna. Zgodnie ze wspomnianym artykułem art. 10 ustawy to dłużnik musi zapłacić dług powiększony o odsetki
i koszty odzyskania należności (KON-y), w tym również dodatkowe koszty zastępstwa procesowego
i egzekucyjnego, jeżeli sprawa została skierowana na drogę postępowania sądowo-egzekucyjnego.
Bez wątpienia kwoty te dyscyplinują spóźnialskiego kontrahenta do szybkiej spłaty jego zobowiązań, ale to Przedsiębiorca decyduje, czy dochodzi tylko należności głównej wynikającej z faktur sprzedaży, czy też należnych mu odsetek i KON-ów. Wszystko zależy od stopnia przeterminowania należności oraz od wypracowanych relacji i dalszej współpracy.
Puentując dzisiejszy artykuł: pilnuj swoich pieniędzy i wprowadź systematyczny monitoring należności. Brak lub słabe zaangażowanie Przedsiębiorców w monitorowanie należności doprowadza firmy do powstania zatorów płatniczych,
a w konsekwencji do utraty płynności finansowej.
Bez wątpienia kwoty te dyscyplinują spóźnialskiego kontrahenta do szybkiej spłaty jego zobowiązań, ale to Przedsiębiorca decyduje, czy dochodzi tylko należności głównej wynikającej z faktur sprzedaży, czy też należnych mu odsetek i KON-ów.
Dobra Rada
Jeśli monitoring nie przyniósł oczekiwanego efektu, dochodzenie już przeterminowanej należności warto przekazać wyspecjalizowanej firmie, która, kontaktując się ze spóźnialskim kontrahentem, zmobilizuje go spłaty zaległych należności
i zdyscyplinuje do terminowego regulowania bieżących faktur.
Nie bójmy się prosić o swoje pieniądze. Każdy Przedsiębiorca ma prawo zadzwonić i potwierdzić termin zapłaty swoich należności, jeszcze przed terminem ich wymagalności. Ważne jest, aby zachować najwyższe standardy komunikacji, gdyż po drugiej stronie zawsze jest CZŁOWIEK ?.
Kinga Janus
Dyrektor Działu Sprzedaży
w firmie rodzinnej
Dogmat Systemy S.A.
