Jak Zabezpieczyć Swoje Należności część III

Jak Zabezpieczyć Swoje Należności część III Monitoring

Ruszamy z III częścią poradnika TBN, w którym piszemy, jak chronić firmowe pieniądze i bezpiecznie iść naprzód. W bieżącym artykule, opisujemy podstawową czynność, która minimalizuje, a nawet eliminuje ryzyko powstania zatoru płatniczego. Jest nią posprzedażowy monitoring należności. Pokazujemy jak monitoring chroni pieniądze Przedsiębiorców, buduje mocne relacje biznesowe oparte na wzajemnym szacunku. Mówimy też o bolesnych i kosztownych konsekwencjach niestosowania monitoringu. Dodatkowo przedstawiamy prosty wzór wezwania do zapłaty. Startujemy z nową porcją wiedzy.

Monitoring należności – korzyści

Monitoring należności jest prostą i skuteczną czynnością, przypominającą o zbliżającym się terminie płatności. Jest tylko jeden warunek: należy go wykonywać systematycznie! Dopiero wtedy ochroni nasze pieniądze i zapewnia bezpieczeństwo. Monitoring to czynność nadzorująca terminową spłatę należności. Jego ogromną zaletą jest
to, że zwiększa dyscyplinę płatniczą Twoich kontrahentów.

Monitoring płatności to przede wszystkim pewność:

• W pierwszej kolejności potwierdzasz, że faktura została przyjęta przez kontrahenta i oczekuje na zapłatę.
• Jeżeli faktura ma jakieś błędy (zły adres, nr NIP itp.), masz jeszcze czas, by skorygować powstałe błędy formalne, jeszcze przed terminem jej wymagalności.
• Systematycznie monitorując faktury, przyzwyczajasz i dajesz znać kontrahentowi, że dbasz o terminowy spływ należności.
• Każdy Twój kontrahent ustala sobie priorytety płatności i jeżeli od początku będziesz z nim w stałym kontakcie, to Twoim należnościom nada wyższy priorytet niż pozostałym. Warto również zastanowić się, czy termin płatności, na który wystawiam fakturę, jest realnym terminem w tej branży.

Kiedy warto rozpocząć monitoring?

Bardzo ważny jest czas, w którym startujemy z monitoringiem. Działamy tuż po przesłaniu faktury (upewniamy się, czy z fakturą wszystko gra i czy spełnia wymogi formalne – patrz wyżej.). Następnie jeszcze przed datą wymagalności faktury,
np. 3 dni wcześniej – kontaktujemy się z kontrahentem i przypominamy mu o zbliżającym się terminie płatności. Możemy to również zrobić wysyłając wiadomość e-mail lub sms. Forma, którą wypracujesz sobie z kontrahentem jest dowolna. Nawet wystawiając niewielką liczbę faktur miesięcznie, warto wprowadzić monitoring i mieć pewność, że środki wpłyną terminowo na Twój rachunek bankowy.

Nawet wystawiając niewielką liczbę faktur miesięcznie, warto wprowadzić monitoring i mieć pewność, że środki wpłyną terminowo na Twój rachunek bankowy.

Kosztowny błąd 

Podstawowy błąd Przedsiębiorców polega na tym, że bardzo często rozpoczynają monitoring, w chwili gdy przysłowiowe mleko się już rozlało, czyli w momencie, w którym kontrahent spóźnił się z zapłatą. Wtedy moc i skuteczność monitoringu znacznie spada. Kontrahent nie ma jasnego sygnału, że dbamy o swoje pieniądze i że zależy nam na terminowych wpłatach. Jeśli kontaktujesz się ze swoim kontrahentem dopiero w momencie niedotrzymania terminu, niejako dajesz mu przestrzeń na opóźnienia, z której on prawdopodobnie skorzysta. 

Jeśli kontaktujesz się ze swoim kontrahentem dopiero w momencie niedotrzymania terminu, niejako dajesz mu przestrzeń na opóźnienia, z której on prawdopodobnie skorzysta. 

Systematyczny monitoring – zalety

Systematyczne, comiesięczne czy cotygodniowe informowanie kontrahenta o zbliżających się płatnościach, nie tylko go zdyscyplinuje, ale również potwierdzi, że Twoja firma profesjonalnie podchodzi do współpracy, że szanuje swój czas i swoje pieniądze. Monitoring ma jeszcze jedną ważną zaletę: buduje silne relacje biznesowe, oparte na wzajemnym szacunku.

Systematyczny i skutecznie przeprowadzony monitoring należności eliminuje niebezpieczeństwo powstawania zatorów płatniczych oraz minimalizuje ryzyko postępowań sądowych. Pilnuj swoich pieniędzy i wprowadź systematyczny monitoring należności! Nie chcesz przecież finansować kontrahenta kosztem swojej firmy? To się zwyczajnie nie opłaca.

Systematyczny i skutecznie przeprowadzony monitoring należności eliminuje niebezpieczeństwo powstawania zatorów płatniczych oraz minimalizuje ryzyko postępowań sądowych.

Jest monitoring – kontrahent nie płaci

Jeżeli przypomnienie o płatności nie zdyscyplinowało kontrahenta do terminowej zapłaty, szybko reaguj na opóźnienie. Natychmiast wyślij wezwanie do zapłaty. Wyznacz w nim ostateczny termin zapłaty faktury. Przykładowy wzór wezwania do zapłaty:

PRZEDSĄDOWE WEZWANIE DO ZAPŁATY

                  W związku z nieuregulowaniem niżej wymienionych faktur wzywam do natychmiastowej zapłaty faktur, zgodnie z poniższym zestawieniem wraz z ustawowymi odsetkami oraz kosztami odzyskania należności.

Odsetki ustawowe : ……………….. zł

KON-y : …………………. zł

RAZEM należność główna z odsetkami i KON-y : …………………………. zł

Wzywamy do uiszczenia wyżej wymienionej kwoty w nieprzekraczalnym terminie 7 dni  od daty otrzymania niniejszego wezwania na rachunek bankowy:

Nazwa firmy: ………………………..

Adres: ………………………………….

Nr rachunku bankowego: ……………………………………..

Jednocześnie informuję, że w przypadku nieuregulowania w/w należności, sprawa niezwłocznie zostanie przekazana na drogę postępowania sądowego.

W wezwaniu do zapłaty warto uwzględnić Koszty Odzyskania Należności oraz informację o odsetkach ustawowych. Na dzień dzisiejszy, wysokość odsetek ustawowych za opóźnienia w transakcjach handlowych, wynosi 9,5% w stosunku rocznym.

Czym są Koszty Odzyskania Należności (KON-y)?

Koszty Odzyskania Należności są niczym innym jak rekompensatą dla wierzyciela (czyli Ciebie) z tytułu dochodzenia płatności faktury po terminie. Zgodnie z art. 10 ust.1 ustawy o terminach zapłaty w transakcjach handlowych rekompensata za opóźnienie w płatnościach za każdą fakturę wynosi 40 euro. Dotyczy to każdej faktury dokumentującej pojedynczą transakcję handlową.

Kwota rekompensaty w wysokości 40 euro przeliczana jest na polski złoty, według średniego kursu euro ogłoszonego przez NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym płatność faktury stała się wymagalna. Zgodnie ze wspomnianym artykułem art. 10 ustawy to dłużnik musi zapłacić dług powiększony o odsetki
i koszty odzyskania należności (KON-y), w tym również dodatkowe koszty zastępstwa procesowego
i egzekucyjnego, jeżeli sprawa została skierowana na drogę postępowania sądowo-egzekucyjnego.

Bez wątpienia kwoty te dyscyplinują spóźnialskiego kontrahenta do szybkiej spłaty jego zobowiązań, ale to Przedsiębiorca decyduje, czy dochodzi tylko należności głównej wynikającej z faktur sprzedaży, czy też należnych mu odsetek i KON-ów. Wszystko zależy od stopnia przeterminowania należności oraz od wypracowanych relacji i dalszej współpracy.

Puentując dzisiejszy artykuł: pilnuj swoich pieniędzy i wprowadź systematyczny monitoring należności. Brak lub słabe zaangażowanie Przedsiębiorców w monitorowanie należności doprowadza firmy do powstania zatorów płatniczych,
a w konsekwencji do utraty płynności finansowej.

Bez wątpienia kwoty te dyscyplinują spóźnialskiego kontrahenta do szybkiej spłaty jego zobowiązań, ale to Przedsiębiorca decyduje, czy dochodzi tylko należności głównej wynikającej z faktur sprzedaży, czy też należnych mu odsetek i KON-ów.

Dobra Rada

Jeśli monitoring nie przyniósł oczekiwanego efektu, dochodzenie już przeterminowanej należności warto przekazać wyspecjalizowanej firmie, która, kontaktując się ze spóźnialskim kontrahentem, zmobilizuje go spłaty zaległych należności
i zdyscyplinuje do terminowego regulowania bieżących faktur.

Nie bójmy się prosić o swoje pieniądze. Każdy Przedsiębiorca ma prawo zadzwonić i potwierdzić termin zapłaty swoich należności, jeszcze przed terminem ich wymagalności. Ważne jest, aby zachować najwyższe standardy komunikacji, gdyż po drugiej stronie zawsze jest CZŁOWIEK ?.

Kinga Janus
Dyrektor Działu Sprzedaży
w firmie rodzinnej
Dogmat Systemy S.A.

Wesprzyj i udostępnij!