Monitoring Płatności To Zysk i Spokój.
Jednym z głównych problemów polskich Przedsiębiorców jest brak terminowych płatności. To frustrujące, kiedy wiesz, że porządnie wykonujesz swoją pracę, a następnie musisz upominać się o zapłatę, która Ci się należy. Druga sprawa to zator płatniczy i mijające okazje. Brak terminowych płatności zagraża płynności finansowej firmy. Kiedy nie masz środków – nie możesz ruszyć z miejsca: nie inwestujesz, Twoje możliwości negocjacji maleją, nie mówiąc już o wizji braku wypłaty środków dla Twoich pracowników. Czy istnieje jakieś skuteczne narzędzie biznesowe, które sprawi, że Twoi Kontrahenci będą Ci płacić na czas? Tak, tym narzędziem jest posprzedażowy monitoring płatności. Czym jest posprzedażowy monitoring płatności i jak może zmienić Twój biznes? Piszemy o tym w dzisiejszym artykule.
Czym jest posprzedażowy monitoring płatności
Posprzedażowy monitoring płatności to nic innego jak regularne przypominanie swojemu Kontrahentowi o spłacie należności. Być może, w tym momencie, pomyślisz sobie, że przecież robisz to regularnie, bo w chwil gdy Klient nie zapłaci za fakturę, dzwonisz, piszesz itd. Sęk w tym, że monitoring posprzedażowy na tym nie polega. Jeśli chcesz, aby Twoje działanie przyniosło oczekiwany skutek, czyli spłatę należności na czas – ruszasz z monitoringiem tuż po dostarczeniu faktury. Czyli jeszcze przed powstaniem opóźnienia.
Na pierwszym etapie monitoringu posprzedażowego pytasz swojego Klienta:
- Czy faktura dotarła
- Czy spełnia wszystkie wymogi formalne
- Czy potwierdza termin realizacji płatności
Na drugim etapie – przed upływem terminu płatności – przypominasz się swojemu Klientowi. Im termin płatności jest dłuższy, tym kontakt z Klientem musi być częstszy. Trzeci etap to podziękowanie swojemu Klientowi za terminową wpłatę. Dzięki temu Twój Kontrahent wie, że doceniasz to, iż wywiązał się ze zobowiązania. To motywuje go do dalszych, terminowych wpłat.
Monitoring to zdrowa dyscyplina
Monitoring należności stał się obligatoryjną i najważniejszą czynnością, która dyscyplinuje do spłaty nawet najbardziej opornego Kontrahenta. Dlaczego? Ponieważ jeżeli systematycznie przypominamy się i potwierdzamy dotarcie faktury, działamy psychologicznie. Wysyłamy sygnał Kontrahentowi, który jasno komunikuje to, że dbamy o swoje finanse. Kiedy wybije termin płatności, nie słyszymy wymówek, które pozwalają Klientowi przeciągnąć termin zapłaty o kolejne kilka dni.
Monitoring należności jest najważniejszą czynnością dyscyplinującą do spłaty! […] Kiedy wybije termin płatności nie słyszymy wymówek, które pozwalają Klientowi przeciągnąć termin zapłaty o kolejne kilka dni.
Ogranicz koszty i bądź nr 1!
Monitoring płatności eliminuje ryzyko przesunięcia uregulowania faktury na późniejszy termin. Prawie każda firma ustala harmonogram płatności, potocznie mówimy o kolejkowaniu płatności. Jeżeli więc przyzwyczaimy współpracujących z nami Kontrahentów do terminowej spłaty, o której każdorazowo będziemy przypominać, kontaktując się telefonicznie czy mailowo, uzyskamy najważniejszy efekt, czyli spłatę należności w terminie.
Jednocześnie systematycznie monitorując należności, ograniczymy do minimum koszty związane z wysyłką wezwań do zapłaty oraz wyeliminujemy ich długotrwałe dochodzenie na drodze postępowania sądowego. Praktyka i systematyczność zdyscyplinują nawet najbardziej opornego Kontrahenta!
[…] systematycznie monitorując należności ograniczamy do minimum koszty związane z wysyłką wezwań do zapłaty oraz eliminujemy ich długotrwałe dochodzenie na drodze postępowania sądowego. Praktyka i systematyczność zdyscyplinują nawet najbardziej opornego kontrahenta!
Co mówią badania?
Wyniki badań przeprowadzonych w sektorze małych i średnich przedsiębiorstw wyglądają następująco:
- 50 % Przedsiębiorców zgłasza problemy z przeterminowanymi należnościami w przedziale powyżej 60 dni od terminu płatności.
- 50% Przedsiębiorców zgłasza problemy z terminowym regulowaniem własnych zobowiązań.
- Ponad 35% Przedsiębiorców nie może osiągnąć większych zysków przez nieterminowy spływ ich należności.
- 32,5 % Przedsiębiorców jest zdania, że przeterminowane płatności ograniczają inwestowanie i rozwój firmy.
- Ponad 20% firm ma problemy z utrzymaniem wiarygodności finansowej [1]
Zapewne każdy właściciel firmy chciałby poprawić wskaźnik rotacji należności, czyli skrócić czas oczekiwania na uzyskanie zapłaty za wystawione faktury. Wskaźnik rotacji należności daje bowiem Przedsiębiorcy cenną informację dotyczącą zamrożenia „gotówki” w jego należnościach.
Najważniejsze jest wypracowanie standardów, które przy systematycznej pracy doprowadzą do poprawy terminowego spływu należności. Wówczas nieterminowość przestanie być przeszkodą w bieżącym funkcjonowaniu firmy i regulowaniu własnych zobowiązań. A, co najważniejsze, terminowy spływ należności przyczyni się do zwiększenia obrotów i rozwoju firmy.
[…] terminowy spływ należności przyczyni się do zwiększenia obrotów i rozwoju firmy.
Dobra rada
Systematycznie i już na wczesnym etapie chroń swoje należności. Niech monitoring płatności stanie się Twoim nowym nawykiem, który zdyscyplinuje do spłaty nawet najbardziej opornych Kontrahentów! Ogranicz ryzyko zatorów płatniczych przy jednoczesnym zachowaniu wypracowanych relacji. Monitoring przyniesie Ci nie tylko zysk, ale i spokój.
Kinga Janus
Dyrektor działu Sprzedaży i Obsługi Klienta
w rodzinnej firmie Dogmat Systemy S.A.
[1] Big Info Monitor, Badanie „Skaner MSP, wśród mikro, małych i średnich firm”przeprowadzone przez Instytut Badań i Rozwiązań B2B Keralla Research na próbie 500 firm sprzedających z odroczonym terminem płatności, techniką wywiadów telefonicznych, sierpień 2018 r.
Zobacz też: