Prosta i Prawidłowa Umowa Współpracy

Prosta i Prawidłowa Umowa Współpracy.

Ruszamy z cyklem artykułów o umowach. W najbliższym kwartale opublikujemy różnego rodzaju umowy, z których będziesz mógł od razu skorzystać. Dzięki umowom zadbasz o bezpieczną współpracę i ochronisz swoje pieniądze. Pomocny cykl rozpoczynamy od umowy współpracy, która ochroni dwie strony. W kolejnych cyklach opowiemy Ci o umowie najmu i umowie pożyczki. Odpowiemy też na pytanie, jakie znaczenie w obrocie gospodarczym pełni weksel. Wszystko po to, by wiedza była dla Przedsiębiorców na wyciągnięcie ręki, tak po prostu, od zaraz. By dzięki wiedzy świadomie i bezpiecznie zarządzali swoimi firmowymi
oraz prywatnymi finansami.

Zaczynamy!

Prosta, precyzyjna i prawidłowa umowa współpracy to pisemne potwierdzenie ustnych uzgodnień. Taka umowa przynosi spokój. Pozwala stabilnie rozpocząć nowy projekt oraz chroni przyszłe należności. Umowa współpracy to przejrzyste zasady działania. Zawarcie umowy nie musi być skomplikowane, oczywiście, w przypadku większych transakcji, umowa będzie bardziej rozbudowana.

Umowa współpracy pomaga precyzyjnie określić interesy każdej ze stron. W umowie co najmniej dwie strony składają oświadczenia woli dotyczące swoich praw i obowiązków. Zatem, zawarcie umowy współpracy jest, co najmniej, dwustronną czynnością prawną.

Rodzaje umów

Przepisy kodeksu cywilnego regulują wiele umów wykorzystywanych w obrocie gospodarczym. Poznaj najważniejsze:

Umowa sprzedaży
Umowa dostawy
Umowa najmu
Umowa o roboty budowlane
Umowa spedycji
Umowa przewozu
Umowa dzierżawy
Umowa pożyczki
Umowa przedwstępna
Umowa zlecenia

Najważniejsze jest sporządzenie odpowiedniej umowy, zawierającej zapisy zgodne z kodeksem cywilnym oraz specyfiką branży. Umowa współpracy, o której dzisiaj piszemy, to dokument potwierdzający warunki wzajemnej współpracy handlowej, polegającej na świadczeniu usług na podstawie przedstawionej i przyjętej propozycji lub oferty handlowej.

Co powinna zawierać umowa współpracy?

Poniżej wymieniamy 13 kroków do umowy, która zabezpieczy Twoje pieniądze i przyniesie Ci spokój.

Umowa współpracy powinna zwierać:

Dane formalne, czyli precyzyjne określenie Stron zawierających umowę
– W przypadku przedsiębiorców – potwierdzenie danych na podstawie rejestru z KRS lub/i CEIDG.
WAŻNE! Określenie osób reprezentujących podmioty zawierające umowę (imię, nazwisko oraz stanowisko z jednoczesnym potwierdzeniem, czy osoba podpisująca przygotowaną, umowę może reprezentować firmę oraz zaciągać zobowiązania).
– Data i miejsce zawarcia umowy
– Numer NIP, opcjonalnie również numer Regon
Określenie przedmiotu umowy
Przykład: Przedmiotem niniejszej umowy jest określenie warunków współpracy pomiędzy Stronami w zakresie świadczenia przez Zleceniobiorcę na rzecz Zleceniodawcy dostaw towarów/usług [***]
Określenie warunków i formy zamówienia
Formę zamówienia towaru lub usługi (specjalny formularz, droga mailowa, telefoniczna itp.). Przykładowy zapis w umowie: Wzór/formularz zamówienia/ zlecenia usługi …………………. /zamówienia towaru, stanowi Załącznik nr… do Umowy.
Określenie warunków dostawy towaru/wykonania usługi
Określenie sposobu rozliczenia oraz terminu płatności – na podstawie wystawionego wystawionej faktury VAT
W przypadku zapisu dotyczącego uznania (liczenia) terminu płatności od daty dostarczenia faktury, ważne jest, aby faktury były zawsze wysyłane pocztą tradycyjną i nadawane za potwierdzeniem odbioru lub listem poleconym. Unikniesz wówczas niezgodności w terminach płatności przesyłanych faktur.
W przypadku przesyłania faktur drogą elektroniczną, uwzględnij następującą treść w umowie:
Przykładowy zapis w umowie:
Umową Zleceniodawca wyraża zgodę na wystawianie faktur VAT bez podpisu i przesłanie w wersji elektronicznej na adres: …………………………………………..@………………………………
Uwzględnienie numerów rachunków bankowych dotyczących wzajemnych rozliczeń
Uwzględnienie zakresu odpowiedzialności stron za niewykonanie, nienależyte lub nieterminowe wykonanie warunków umowy (określenie kar – konsekwencji finansowych za niewykonanie, nienależyte lub nieterminowe wykonanie przedmiotu umowy)
Informacja o możliwości, sposobie oraz warunkach reklamacji (jeżeli przedmiot umowy tego wymaga)
Klauzula reputacyjna – w znaczących umowach, warto o niej pamiętać! Przykładowy zapis w umowie:
Strony Umowy deklarują, że w kontaktach z osobami trzecimi, w tym, w szczególności, z mediami, jakiekolwiek informacje na temat drugiej strony będą przekazywane z poszanowaniem zasady rzetelności oraz dbałości o jej dobre imię.
Czas na jaki zostaje zawarta umowa, w tym uwzględnienie okresu wypowiedzenia umowy, np.: umowa zawarta na czas nieoznaczony (nieokreślony) z jednomiesięcznym okresem wypowiedzenia.
Przykładowy zapis w umowie na czas nieoznaczony: Umowa zostaje zawarta na czas nieoznaczony. Dopuszcza się możliwość wcześniejszego wypowiedzenia Umowy, z zachowaniem miesięcznego okresu wypowiedzenia. Wypowiedzenie winno być złożone na piśmie, pod rygorem nieważności.
Pamiętaj! Umowy zawarte na czas oznaczony (określony) z możliwością wypowiedzenia, mogą być obwarowane karami za ich rozwiązanie. Jeżeli zatem druga strona, czyli zamawiający, sporządza taką umowę, sprawdź zapisy określające warunki rozwiązania umowy zawartej na czas oznaczony (określony).
W związku z wejściem w maju br. rozporządzenia unijnego dot. przetwarzania danych osobowych, w zależności od przedmiotu umowy, warto zawrzeć informację o RODO. Przykładowy zapis w umowie: Strony zgodnie przyjmują, iż realizacja Umowy wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych na podstawie przesłanki realizacji prawnie uzasadnionych celów Zleceniodawcy.
Mamy zatem dwie opcje: zawieramy jedną umowę, w której zamieszczamy zapis dotyczący RODO lub zawieramy odrębną umowę z zapisem: Strony zawierają osobną Umowę Powierzenia Danych, stanowiącą Załącznik nr…. do Umowy.
Postanowienia końcowe – przykłady
Postanowienia końcowe oraz forma zmiany treści umowy. Przykładowe zapisy w umowie:Dla potrzeb realizacji postanowień Umowy oraz spraw związanych z jej interpretacją czy doprecyzowaniem Strony określają osoby kontaktowe oraz adresy poczty elektronicznej:
Za Zleceniodawcę: …………………………….
Za Zleceniobiorcę: ……………………………..

W postanowieniach końcowych warto zawrzeć zapis o akceptowaniu zmian do umowy w formie dokumentowanej.

Dobra Rada!

Sporządzając umowę zabezpieczaj swoje przyszłe należności. W umowie zawrzyj najważniejsze uzgodnienia oraz zapisy dotyczące praw i obowiązków każdej ze stron.

Załączamy wzór podstawowej umowy współpracy dot. wykonania usługi. Pobierz wzór i dostosuj go do swoich potrzeb: