Pytania Od Przedsiębiorców W MŚP Biznes.
Końcówka roku to czas rozliczeń oraz podsumowań. Okres ten jest dla wielu przedsiębiorców także momentem, w którym przygotowują strategię na kolejne miesiące. We wspomnianych planach warto uwzględnić tematykę zarządzania należnościami, aby kolejne okresy rozliczeniowe spędzić bez stresu czy poczucia winy przez to, że atakujemy naszego klienta, prosząc go o zapłatę za nasze (wykonane już) usługi.
W ostatnim w tym roku wydaniu MŚP Biznes chcieliśmy przygotować wyjątkowy materiał. Dlatego wraz z firmą Dogmat Systemy – specjalistami w dziedzinie kontroli należności – postanowiliśmy, że oddamy głos polskim przedsiębiorcom, zapytamy o ich problemy, a następnie wspólnie zastanowimy się nad ich rozwiązaniem. Informacje o akcji drogą elektroniczną przesłaliśmy naszym prenumeratorom. Odzew przeszedł nasze najśmielsze oczekiwania. I choć nie mogliśmy opublikować zapytań od wszystkich, wybraliśmy te najciekawsze. Przed wami problemy oraz rozterki właścicielki polskich firm z sektora MŚP.
PYTANIE
W mojej branży – działam na rynku wydawniczym – opóźnienia w płatnościach są na porządku dziennym. Mówimy tutaj o opłaceniu dawno wykonanej usługi średnio 30 dni po upływie terminu płatności. Mimo że od wielu lat działam w branży, rozmowy o zaległych należnościach zawsze przychodzą mi z trudem. Obawiam się, że intensywne domaganie się zapłaty negatywnie wpłynie na moją relację ze stałymi klientami. Jak sobie z tym poradzić? Marian, 45 lat
ODPOWIEDŹ
Proponujemy wprowadzić systematyczny monitoring należności jeszcze przed terminem ich wymagalności. Zaczynając od uzyskania informacji, czy faktura dotarła na czas, czy wszystkie dane uwzględnione na dokumencie są prawidłowe, potwierdzamy tym samym termin płatności. Eliminujemy również wymówkę kontrahenta, że faktura do niego nie dotarła lub że dane są niezgodne.
Systematycznie monitorując faktury, dajemy znać naszemu kontrahentowi i przyzwyczajamy go do tego, że interesujemy się i dbamy o terminowy spływ należności. Każdy z kontrahentów ustala swoje priorytety płatności i jeżeli od początku będziemy z nim w stałym kontakcie, naszym należnościom nada on wyższy priorytet niż pozostałym. Warto również zastanowić się, czy termin płatności, na który wystawiam fakturę, jest realny w tej branży, czyli czy np. 14-dniowy termin płatności nie jest zbyt krótki, by regulować moje należności o czasie. Kontrahent, wystawiając swoim klientom faktury, często zdaje sobie sprawę, że pieniądze spłyną do niego dopiero po 30 lub 45 dniach. Nie ma wówczas możliwości terminowego regulowania wszystkich swoich zobowiązań i z góry zakłada, że któryś z jego dostawców będzie musiał dłużej poczekać na zapłatę.
Ponadto jeżeli wierzyciel systematycznie będzie przypominał o zbliżającym się terminie płatności, to znajdzie się w priorytecie, w tzw. koszyku płatności kontrahenta. Jeżeli decydujemy się na wydłużenie terminu płatności, to warto poinformować o tym naszego klienta, będzie to sprzedażowa wartość dodana we wzajemnej współpracy. Równocześnie warto też zaznaczyć, że wychodzi się mu naprzeciw, ale niech pamięta o wyznaczonym terminie płatności. Warto również skorzystać ze wsparcia firmy zewnętrznej, która wesprze wierzyciela w kompleksowym procesie monitoringu należności. Zupełnie inaczej reagują klienci, jeżeli obsługę nad terminowym regulowaniem należności powierza się ekspertom. Dyscyplinuje ich to do spłaty, wywiązują się z deklaracji i dbają o terminowość. Czynności te wykonywane są zawsze z zachowaniem wypracowanych przez obie strony relacji. Podsumowując, wierzyciel jest zadowolony, że zdjęto z jego barków ciężar upominania się o swoje pieniądze (bez względu na to, czy wydłużył termin płatności czy nie), a kontrahent, dzięki systematycznemu monitorowaniu, wywiązuje się ze swoich obowiązków.
Nie bójmy się prosić o swoje pieniądze, każdy z przedsiębiorców ma prawo zadzwonić i potwierdzić termin zapłaty swoich należności, jeszcze przed terminem ich wymagalności. Ważne, aby zachować najwyższe standardy komunikacji, gdyż po drugiej stronie zawsze jest człowiek.
PYTANIE
W jaki sposób mały biznes może zabezpieczać się przed zatorami płatniczymi? Proszę, powiedźcie, że istnieje złoty środek.
Anna, 27 lat
ODPOWIEDŹ
W prowadzeniu każdej firmy bardzo ważne jest precyzyjne określenie doboru kontrahentów, z którymi współpracuję. Odpowiedzenie sobie na kilka prostych pytań:
- Z kim współpracuję? Czy to jest klient stały czy okazjonalny?
- Z jakiego źródła pochodzą moi klienci?
- Czy zweryfikowałam i potwierdziłam wiarygodność danych mojego potencjalnego kontrahenta?
- Czy uwzględniłam realny termin płatności w branży, w której działam?
- Czy zawarłam stosowny dokument, który zabezpiecza mnie jako wierzyciela?
- W jaki sposób monitoruję spływ należności: czy robię to dopiero, jak upłynie termin płatności i klient mi nie zapłacił, czy też wcześniej przypominam się o terminowej zapłacie mojej faktury?
Opisane powyżej czynności to podstawowe i obligatoryjne działania, które eliminują ryzyko długiego oczekiwania na pieniądze. Chronią przedsiębiorcę przed wejściem w niekorzystną dla niego transakcję. Dodatkowym narzędziem biznesowym, które polepsza płynność finansową, jest dostęp do dodatkowych źródeł finansowania, np. faktoring. Faktoring polega na finansowaniu faktur zaraz po ich wystawieniu. Przedsiębiorca, przedstawiając faktury do finansowania, niemal natychmiast otrzymuje środki, a firma finansująca czeka na spłatę faktur od jego kontrahentów, zgodnie z terminem ich płatności. Najważniejsze w tym wszystkim jest właściwe dobieranie kontrahentów!
PYTANIE
Dwóch moich klientów (jednorazowe transakcje nie są to moi stali klienci) zalega mi z płatnościami ponad 90 dni. Jakie mam szanse na odzyskanie należności? Czy pozostało już tylko wejście na ścieżkę prawną? Dłużnicy nie odpowiadają na maile, nie odbierają telefonów.
Iga, 31 lat
ODPOWIEDŹ
Zarządzanie wierzytelnościami jest jak sport. To gra na czas. Każdy dzień oddala wierzyciela od odzyskania jego należności.
Faktury z 90-dniowym przeterminowaniem mają szansę na ich uregulowanie jeszcze na etapie polubownym. Należy jednak działać szybko, a przede wszystkim zweryfikować, w jakiej obecnie kondycji finansowej znajdują się kontrahenci. Na tej podstawie dobieramy odpowiednie czynności w procesie polubownego dochodzenia należności. Może też okazać się, że po dokonanej analizie kontrahentów, należy błyskawicznie rozpocząć proces sądowo-egzekucyjny. Z doświadczenia wiemy również, że zalegający kontrahenci pomimo interwencji wierzyciela – nie reagują. Dopiero kiedy kontaktuje się z nimi wyspecjalizowana firma, od razu przypominają sobie o zaległościach i błyskawicznie regulują zobowiązania. Rekomendujemy rozpoznanie sprawy, na podstawie którego zaproponujemy odpowiednie czynności. Oczywiście takie rozpoznanie sprawy jest zawsze bezpłatne.
PYTANIE
Jaki jest optymalny okres płatności na fakturze za wykonaną usługę? Doświadczenie pokazuje, że 14 dni to pobożne życzenie. Szczerze mówiąc, obawiam się, że kiedy dam klientowi 30 dni na płatność, opóźnienia będą jeszcze większe…
Szymon, 35 lat
ODPOWIEDŹ
Zgadza się, w ostatnim czasie 14-dniowy termin płatności jest pobożnym życzeniem. Jednak większość firm (z wyjątkiem branż, w których terminy sięgają 60 czy 90 dni), reguluje faktury po 30 dniach od momentu zakupu towaru czy usługi. Rekomendujemy zrobić krótką analizę, jak długo czekałem na zapłatę faktur, wystawionych w danym miesiącu.
Jeżeli faktycznie wyjdzie, że kontrahentom, z którymi współpracuję, brakuje 14 dni na to, by zapłacić za wystawioną przeze mnie fakturę, wówczas informuję ich o tym, że lojalnie wydłużam im termin płatności, tylko dlatego, że chcę być fair i widzę, że 14 dni to jest zbyt krótko, by mogli się ze mną rozliczyć w terminie. Ale oczekuję od nich takiego samego podejścia. Na pewno będzie to również wymagało systematyczności w monitorowaniu faktur, tak żeby kontrahenci „czuli”, że dba się o terminową zapłatę, przypominając im o sobie. Rekomendujemy również przekazanie systematycznego monitorowania faktur firmie zewnętrznej – na wystawianych fakturach dołącza się wówczas informację o monitorowaniu faktur przez firmę zewnętrzną.
Puentując naszą wypowiedź: to, o czym piszemy i to, co proponujemy, potwierdza jeden z bardzo starych biblijnych cytatów, który doskonale sprawdza się w biznesie: „kto puka, temu otwierają, kto prosi, ten dostaje”.
PYTANIE
Od jakiegoś czasu poszukuję sposobów na polepszenie płynności finansowej w małej firmie. Chodzi oczywiście o sporo nieuregulowanych przez klientów faktur. Zastanawiam się nad faktoringiem oraz nad monitoringiem należności. Pytanie tylko, czy nie jestem zbyt małym podmiotem na korzystanie z tej drugiej usługi? Wydaje się ona ciekawszą opcją niż faktoring.
Jacek, 29 lat
ODPOWIEDŹ
Monitorowanie należności jest obecnie bardzo cennym wsparciem dla każdego przedsiębiorcy, bez względu na rozmiar prowadzonej przez niego działalności. Owszem, skorzystanie z usługi finansowania faktur (faktoring) jest również dobrym wyborem, ale zawsze należy przeanalizować, czy faktoring, z którego chciałbym skorzystać, wesprze mnie w monitorowaniu faktur, które sfinansowałem. Czy sam będę musiał pilnować terminowej zapłaty, bo w przeciwnym razie poniosę większe koszty, na które nie byłem gotowy.
Warto więc, przed skorzystaniem z usługi finansowania, rozpocząć monitoring należności, który przyzwyczai kontrahentów do terminowej zapłaty. A kiedy już skorzysta się z usługi faktoringu, uzyska się pewność, że współpracuje się z kontrahentami, którzy dbają o terminowe regulowanie swoich zobowiązań. Rekomendujemy również połączenie jednej i drugiej usługi, czyli monitoring i finansowanie wybranych faktur w jednym pakiecie. To systematyczne wsparcie w codziennych obowiązkach każdego przedsiębiorcy oraz systematyczne doładowanie finansowe. Takie wsparcie rozwinie skrzydła i pozwoli skupić się przedsiębiorcy na tym, co dla niego ważne i co lubi robić.
PYTANIE
Na co zwrócić uwagę, oceniając potencjalnego klienta przed pierwszą współpracą? Czy istnieją proste sposoby na ocenę ryzyka potencjalnej współpracy? Daniel, 31 lat
ODPOWIEDŹ
Bardzo dobre pytanie i bardzo ważne, szczególnie w dzisiejszym, cyfrowym świecie i szybkości życia. Obligatoryjną czynnością, na którą każdy z przedsiębiorców powinien znaleźć czas, jest uwiarygodnienie naszego przyszłego kontrahenta/klienta, nawet jeżeli nawiązaliśmy świetne relacje i wydaje nam się, że na pierwszy rzut oka wszystko jest w porządku. Pozory jednak mylą. Dlatego rekomendujemy potwierdzanie wiarygodności przyszłych oraz bieżących kontrahentów, szczególnie tych, z którymi współpracujemy na zasadach odroczonego terminu płatności. Aby potwierdzić wiarygodność kontrahenta, w prosty i szybki sposób (jeszcze na etapie ofertowania) możesz skorzystać z trzech ogólnodostępnych baz. Jest to baza:
- CEIDG, KRS, Portal Podatkowy.
Kiedy przejdziesz pierwszy etap potwierdzenia rejestrowej wiarygodności swojego przyszłego kontrahenta, radzimy Ci rozpoczęcie dalszych działań prewencyjnych. Drugi etap zabezpieczenia współpracy to sprawdzenie historii płatniczej klienta: zarówno tej dobrej, jak i tej negatywnej. Negatywna opinia będzie jasnym czerwonym światłem. Pozytywna dodatkowo wpłynie na ostateczny wynik rekomendujący podjęcie współpracy. Informacje o historii płatniczej kontrahenta uzyskasz, korzystając z wywiadowni gospodarczych (nie bazuj tylko na jednej. Dla wiarygodności rekomendujemy skorzystanie z co najmniej trzech źródeł).
Następnie, jako dopełnienie, radzimy Ci zweryfikować giełdy wierzytelności oraz portale branżowe, które również mogą okazać się cennym źródłem wiedzy. W zależności od kwoty transakcji weryfikację możesz też poszerzyć o podmioty powiązane, w tym też Członków Zarządu, Prokurentów występujących w innych podmiotach. Możesz również dokonać weryfikacji ruchomości, nieruchomości czy praw majątkowych. Dodatkowym atutem (w zależności od kwoty kontraktu czy umowy) jest przygotowanie oceny ryzyka planowanej transakcji na podstawie przedstawionych przez kontrahenta (lub pozyskanych z KRS czy innych źródeł) danych finansowych. Dobrze przygotowany skoring potwierdzi kondycję finansową klienta, jego wypłacalność i oceni ryzyko planowanej transakcji.
Systematyczna weryfikacja kontrahenta – korzyści
Systematyczna weryfikacja bezpieczeństwa współpracy przynosi spokój:
- Chroni przed nieuczciwym przedsiębiorcą/kontrahentem.
- Wspiera w negocjacjach handlowych.
- Zabezpiecza bieżące i przyszłe należności.
- Zapobiega zatorom płatniczym i utracie płynności finansowej wierzyciela.
- Daje pewność, że za wystawione faktury otrzymasz środki w uzgodnionym terminie.
Radzimy Ci, abyś traktował weryfikację uwiarygadniającą kontrahentów jako obligatoryjną czynność w swoim biznesie. Weryfikacja zapewni bezpieczeństwo każdej transakcji i wyeliminuje ryzyko utraty środków za sprzedany towar czy usługę. Weryfikacja kosztuje niewiele, a tak wiele znaczy! Przecież każda sprzedaż zostaje zakończona sukcesem dopiero wtedy, kiedy otrzymamy za nią pieniądze! W przeciwnym razie możemy jedynie stwierdzić, że dostarczyliśmy towar czy wykonaliśmy usługę gratis, a przecież nie jesteśmy instytucją dobroczynną i nie zakładamy takiego wariantu.
Rada
Zanim podpiszesz umowę, zrealizujesz zamówienie: zabezpiecz swoje bieżące i przyszłe należności. Potwierdź dane, które otrzymałeś od kontrahenta, rozwijaj biznes, zyskuj i śpij spokojnie.
