Zarządzanie Wierzytelnościami Kontra Windykacja.
Jaka jest różnica pomiędzy zarządzaniem należnościami a windykacją? Które z tych narzędzi biznesowych daje nam – przedsiębiorcom – zysk, spokój i czas na to, co ważne? Postanowiliśmy odpowiedzieć na te pytania, rozwiać wątpliwości klientów, którzy chcą się bliżej zapoznać z tematem i bezpiecznie rozwijać swoją firmę.
Zarządzanie należnościami polega na:
- Ustaleniu jasnych i prostych zasad współpracy z kontrahentami, w tym określeniu warunków udzielenia tzw. kredytu kupieckiego, czyli sprzedaży z odroczonym terminem płatności.
- Wdrożeniu, koordynowaniu i kontrolowaniu polityki kredytowania kontrahentów.
- Wdrożeniu działań prewencyjnych, które zabezpieczą przedsiębiorcę przed zbyt długim kredytowaniem kontrahentów, potwierdzą wiarygodność i sytuację finansową partnerów biznesowych.
- Systematycznym monitorowaniu bieżących należności.
- Monitoring zabezpiecza terminowe wpływy za wykonaną przez nas pracę, tym samym ogranicza ryzyko utraty płynności finansowej.
- Korzystaniu z pieczęci prewencyjnej, która informuje kontrahenta o monitorowaniu każdej wystawionej przez wierzyciela faktury.
Zarządzanie należnościami – korzyści dla obu stron
Systematyczne zarządzanie należnościami buduje zaufanie, szacunek i pewną współpracę. Oprócz terminowych wpłat główne korzyści zarządzania należnościami to:
- Jasne zasady współpracy dla obu stron (wierzyciel, kontrahent).
- Jasny sygnał dla kontrahenta. Stosując pieczęć prewencyjną oraz systematyczny monitoring należności, dbamy o czas i pieniądze. Takie działania budują szacunek i silne relacje biznesowe.
- Stajemy się przykładem: miękkie, posprzedażowe czynności są drogowskazem dla innych, którzy też chcą zabezpieczyć swoje pieniądze.
- Kształtujemy dyscyplinę płatniczą u naszych kontrahentów.
Dobre działania procentują:
- systematycznym spływem należności,
- zachowaniem płynności finansowej,
- wzmocnieniem wypracowanych relacji,
- przyzwoitością i uczciwością w biznesie bez względu na jego rozmiar i branżę.
A co z windykacją?
Windykacja to nic innego, jak dochodzenie przeterminowanych należności. Nadrzędnym jej celem jest wyegzekwowanie należności od zadłużonego kontrahenta na etapie polubownym lub w procesie sądowo-egzekucyjnym. Windykacja należności wchodzi do gry, kiedy kontrahent nie zapłacił nam na czas. Zazwyczaj przedsiębiorcy do windykacji przekazują należności, których termin płatności upłynął, po 30, 60 czy 120 dniach.
Windykację zawsze rozpoczynamy od działań polubownych. Jeśli one nie skutkują spłatą zobowiązania w określonym terminie, kierujemy sprawę na drogę postępowania sądowo-egzekucyjnego. Niestety, zazwyczaj jest to długa i niewdzięczna droga, która, mimo naszych starań, nie zawsze kończy się sukcesem, czyli wpłatą pieniędzy na nasze konto. Dlatego tak ważne i opłacalne jest zarządzanie należnościami. Dzięki niemu chronimy się przed czekaniem, stratą i kosztownymi procesami.
Zarządzanie należnościami kontra windykacja
- Czas i pieniądze: zarządzanie należnościami to systematyczny wpływ pieniędzy na rachunek bankowy, brak zatorów i zachowanie płynności finansowej. Windykacja to, często, gra na czas ze strony kontrahenta i brak pieniędzy na naszym koncie. Rozwijasz firmę, trzymając zaciągnięty hamulec ręczny.
- Spokój: przyczyną windykacji jest zbyt długie oczekiwanie na zapłatę. Windykacja to brak środków na regulowanie swoich zobowiązań, czasami jest to „być albo nie być” firmy. To też niespokojny sen, stres i nerwy, które źle wpływają na nasze zdrowie – dlaczego więc przedsiębiorcy czekają do ostatniej chwili i nie upominają się o swoje pieniądze? Zarządzanie należnościami to spokojne prowadzenie biznesu i czas na rzeczy naprawdę ważne: budowanie strategii, inwestowanie, sprzedaż. To rozwój i wsparcie ekspertów.
- Wypracowane relacje: dzięki zarządzaniu należnościami wzmacniamy wypracowane relacje, jesteśmy drogowskazem dla naszych kontrahentów. To my pokazujemy, jak można dobrze i z zyskiem ogarnąć temat firmowych należności. To współpraca oparta na dialogu i wzajemnym szacunku. Już na starcie eliminujemy nieuczciwych kontrahentów, szkoda na to czasu i energii.
Windykacja: jeżeli kontrahent uchyla się od zapłaty, to wstrzymujemy z nim współpracę, nawet jeżeli wcześniej zostały wypracowane z nim dobre relacje. Nie ma sensu finansować partnera, który nie płaci za naszą pracę, jest wobec nas nieuczciwy.
Pamiętaj
Kiedy już wdrożysz podstawowe czynność zarządzania należnościami, wykonuj je systematycznie. Tylko dzięki takim działaniom ograniczysz do minimum ryzyko związane z utratą pieniędzy za nieuregulowane przez kontrahenta faktury, za które przecież też odprowadzasz należne podatki i z których płacisz pracownikom należne wynagrodzenie.
Wnioski
Podsumowując, w starciu, w którym naprzeciwko siebie stają zarządzanie firmowymi pieniędzmi i windykacja, bezapelacyjnie wygrywa zarządzanie. Jest tańsze, daje spokój, minimalizuje ryzyko strat, wzmacnia płynność finansową, buduje silne relacje biznesowe oparte na szacunku i uczciwości. Zarządzanie należnościami to podstawa każdego biznesu, szczególnie w dzisiejszym, cyfrowym świecie, w którym w większości przypadków współpracujemy zdalnie i minimalizujemy obieg dokumentów. Jednocześnie relacje, zaufanie i szacunek nadal są najważniejsze i nadal procentują.
Dzięki zarządzaniu należnościami wzmacniamy wypracowane relacje, jesteśmy drogowskazem dla naszych kontrahentów. To my pokazujemy, jak można dobrze i z zyskiem ogarnąć temat firmowych należności. To współpraca oparta na dialogu
i wzajemnym szacunku. Już na starcie eliminujemy nieuczciwych kontrahentów, szkoda na to czasu i energii.
Kinga Janus
Dyrektor działu Sprzedaży
i Obsługi Klienta w rodzinnej firmie
Dogmat Systemy S.A.
