Umowa współpracy – jakie przynosi korzyści?
Umowa współpracy to dokument, który chroni dwie rzeczy: Twoje pieniądze i nerwy. Dlaczego? Ponieważ, w chwili powstania jakichkolwiek wątpliwości mamy wszystko: czarno na białym, możemy odwołać się do konkretnych zapisów i szybciej rozwiązywać ewentualne niejasności.
Dobra umowa, czyli jaka?
Kiedy zaczynasz współpracę z nowym Kontrahentem radzimy, abyś zawsze zawierał umowę, która jasno reguluje i potwierdza ustalenia stron.
Jednym z przykładów jest zawarcie umowy dotyczącej współpracy w zakresie sprzedaży towarów lub usług. Jest to rodzaj umowy cywilnoprawnej, do której zastosowanie mają przepisy kodeksu cywilnego.
Ważne jest, by umowa zawierała kluczowe zapisy, regulujące wzajemną współpracę:
- Precyzyjne określenie stron umowy – w przypadku przedsiębiorców – potwierdzenie danych na podstawie rejestru z KRS lub/i CEIDG
- Określenie osób reprezentujących podmioty zawierające umowę (imię, nazwisko oraz stanowisko z jednoczesnym potwierdzeniem czy osoba podpisująca przygotowaną umowę, może reprezentować firmę oraz zaciągać zobowiązania)
- Czas na jaki zostaje zawarta umowa (określony, nieokreślony), w tym uwzględnienie okresu wypowiedzenia umowy
- Precyzyjne określenie przedmiotu umowy oraz wykonanie lub/i dostarczenie przedmiotu umowy (sprzedaż towaru, wykonanie usługi)
- Formę zamówienia towaru lub usługi (specjalny formularz, droga mailowa, telefoniczna itp.)
- Forma dostarczenia przedmiotu umowy
- Określenie sposobu rozliczenia oraz terminu płatności – na podstawie wystawionego Rachunku lub Faktury VAT
- Uwzględnienie nr rachunków bankowych dot. wzajemnych rozliczeń
- Uwzględnienie zakresu odpowiedzialności stron za niewykonanie, nienależyte lub nieterminowe wykonanie warunków umowy (określenie kar – konsekwencji finansowych za niewykonanie, nienależyte lub nieterminowe wykonanie przedmiotu umowy)
- Informacja o możliwości, sposobie oraz warunkach reklamacji
- Postanowienia końcowe oraz formy zmiany treści umowy
- Załączniki do umowy (wzór załączników, wykorzystywanych podczas współpracy w ramach zawartej umowy)
Coraz częściej w zapisach umowy pojawia się potwierdzenie, że dany podmiot, z którym rozpoczynamy współpracę jest czynnym podatnikiem VAT!
Należy również pamiętać, że dodatkowe ustalenia powstałe po zwarciu umowy współpracy powinny zostać przygotowane pisemnie w formie aneksu do umowy!
Umowa – korzyści
Oto korzyści dla obu stron, które wynikają z zawarcia umowy współpracy:
- Potwierdzenie wcześniej uzgodnionych warunków współpracy
- Przejrzystość oraz klarowność w uzgodnionych warunkach współpracy
- Jasne zasady wzajemnych rozliczeń
- Zabezpieczenie bieżących oraz przyszłych należności wierzyciela
- Ochrona firmowych pieniędzy
- Ochrona zdrowia – mniej nerwów
Pamiętajmy, że w przypadku wszelkich umów prawne zapisy precyzuje kodeks cywilny. Warto więc sporządzać nawet proste, jednostronicowe umowy, dzięki którym zabezpieczymy interesy każdej ze stron.
Umowa będzie ważnym zabezpieczeniem naszych pieniędzy w chwili dochodzenia należności wynikających z zawartej umowy. Strona, która nie wywiązała się z ustalonych warunków (nie uregulowała należności lub nie wywiązała się z umowy narażając nas na dodatkowe koszty) nie będzie miała podstaw do wstrzymania wypłaty należnych nam pieniędzy.
Kinga Janus
Dogmat Systemy S.A.