Jak Zabezpieczyć Swoje Należności część II – umowa. Przygotowanie Dokumentu Potwierdzającego Wzajemne Ustalenia.
Startujemy z drugą częścią poradnika TBN: Jak Zabezpieczyć Swoje Należności. Tym razem dowiesz się, dlaczego zawsze należy przygotować dokument potwierdzający wzajemne ustne ustalenia. Krok po kroku wprowadzimy Cię w temat przygotowania prostej, ale bezpiecznej umowy. Umowy, która zabezpieczy interesy każdej ze stron, ze szczególnym uwzględnieniem Ciebie jako wierzyciela. Jesteś gotowy, by kolejny raz sięgnąć po wiedzę, która procentuje? Zaczynamy!
Sporządzenie umowy – korzyści
Jeżeli już skutecznie potwierdziłeś wiarygodność swojego przyszłego partnera biznesowego (patrz krok nr 1) i na ostatniej prostej dopinasz ustalenia, pamiętaj, by zawsze je zapisać! Dlaczego? Ponieważ wasze wspólne ustalenia przygotowane w formie pisemnej, zaakceptowane przez każdą ze stron, jasno i wyraźnie określą charakter współpracy, termin realizacji oraz najważniejsze kwestie związane z rozliczeniem.
Dzięki przygotowaniu odpowiedniego dokumentu, zminimalizujesz ryzyko związane z utratą pieniędzy. Przestaniesz czekać, denerwować się i powoływać się tylko na ustne ustalenia, które nie zawsze można udowodnić. Twoi kontrahenci w terminie będą wywiązywać się z ustaleń zawartych nawet na jednostronicowym dokumencie. A co najważniejsze, jeżeli okaże się, że Twój kontrahent nie wywiązuje się z ustaleń, z dowodami, które posiadasz, możesz śmiało rozpocząć proces sądowo-egzekucyjny.
Co powinna zawierać umowa?
Jednym z przykładów najczęściej zawieranej umowy, która dotyczy wzajemnej współpracy w zakresie sprzedaży towarów lub usług, jest umowa cywilnoprawna, do której zastosowanie mają przepisy kodeksu cywilnego. Co powinna zawierać taka umowa? Do kluczowych zapisów, regulujących wzajemną współpracę, należą:
- Precyzyjne określenie stron zawierających umowę: w przypadku przedsiębiorców – potwierdzenie danych na podstawie rejestru z KRS lub/i CEIDG
- WAŻNE! Określenie osób reprezentujących podmioty zawierające umowę (imię, nazwisko oraz stanowisko z jednoczesnym potwierdzeniem czy osoba podpisująca przygotowaną umowę, może reprezentować firmę oraz zaciągać zobowiązania)
- Czas na jaki zostaje zawarta umowa, w tym uwzględnienie okresu wypowiedzenia umowy: umowa zawarta na czas nieoznaczony (nieokreślony) z jednomiesięcznym okresem wypowiedzenia. Przykładowy zapis w umowie na czas nieoznaczony:
Umowa zostaje zawarta na czas nieoznaczony. Dopuszcza się możliwość wcześniejszego wypowiedzenia Umowy, z zachowaniem miesięcznego okresu wypowiedzenia. Wypowiedzenie winno być złożone na piśmie, pod rygorem nieważności.
Pamiętaj, że umowy zawarte na czas oznaczony (określony) z możliwością wypowiedzenia, mogą być obwarowane karami za ich rozwiązanie. Jeżeli zatem druga strona, czyli zamawiający, sporządza taką umowę, sprawdź zapisy określające warunki rozwiązania umowy zawartej na czas oznaczony (określony).
- Precyzyjne określenie przedmiotu umowy oraz wykonanie lub/i dostarczenie przedmiotu umowy (sprzedaż towaru, wykonanie usługi)
- Formę zamówienia towaru lub usługi (specjalny formularz, droga mailowa, telefoniczna itp.) Przykładowy zapis w umowie:
Wzór/formularz zamówienia/ zlecenia usługi …………………. /zamówienia towaru, stanowi Załącznik nr … do Umowy.
- Forma dostarczenia przedmiotu umowy
- Określenie sposobu rozliczenia oraz terminu płatności – na podstawie wystawionego Rachunku lub Faktury VAT:
- W przypadku zapisu dotyczącego uznania (liczenia) terminu płatności od daty dostarczenia faktury, ważne jest, aby faktury były zawsze wysyłane pocztą tradycyjną i nadawane za potwierdzeniem odbioru lub listem poleconym. Unikniesz wówczas niezgodności w terminach płatności przesyłanych faktur.
- W przypadku przesyłania faktur droga elektroniczną, uwzględnij następującą treść w umowie:
Przykładowy zapis w umowie:
Umową Zleceniodawca wyraża zgodę na wystawianie faktur VAT bez podpisu i przesłanie w wersji elektronicznej na adres: …………………………………………..@………………………………
- Uwzględnienie numerów rachunków bankowych dotyczących wzajemnych rozliczeń
- Uwzględnienie zakresu odpowiedzialności stron za niewykonanie, nienależyte lub nieterminowe wykonanie warunków umowy (określenie kar – konsekwencji finansowych za niewykonanie, nienależyte lub nieterminowe wykonanie przedmiotu umowy)
- Informacja o możliwości, sposobie oraz warunkach reklamacji (jeżeli przedmiot umowy tego wymaga)
- Klauzula reputacyjna – w znaczących umowach, warto o niej pamiętać! Przykładowy zapis w umowie:
Strony Umowy deklarują, że w kontaktach z osobami trzecimi, w tym w szczególności z mediami, jakiekolwiek informacje na temat drugiej strony będą przekazywane z poszanowaniem zasady rzetelności oraz dbałości o jej dobre imię.
- W zawiązku z wejściem w maju br. rozporządzenia unijnego dot. przetwarzania danych osobowych, w zależności od przedmiotu umowy, warto zawrzeć informację o RODO. Przykładowy zapis w umowie:
Strony zgodnie przyjmują, iż realizacja Umowy wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych na podstawie przesłanki realizacji prawnie uzasadnionych celów Zleceniodawcy. Mamy zatem dwie opcje: zawieramy jedną umowę, w której zamieszczamy zapis dotyczący RODO lub zawieramy odrębną umowę z zapisem:
Strony zawierają osobną Umowę Powierzenia Danych, stanowiącą Załącznik nr…. do Umowy.
Postanowienia końcowe – przykłady
Postanowienia końcowe oraz formy zmiany treści umowy. Przykładowe zapisy w umowie:
- „Dla potrzeb realizacji postanowień Umowy oraz spraw związanych z jej interpretacją czy doprecyzowaniem Strony określają osoby kontaktowe oraz adresy poczty elektronicznej:
Za Zleceniobiorcę: ………………………………………………..
Za Zleceniodawcę: ……………………………………………….”. - „Wszelkie zmiany warunków Umowy wymagają dla swej ważności formy pisemnej”.
- „Ewentualne spory dotyczące Umowy będą rozpatrywane przez właściwy rzeczowo sąd dla siedziby Zleceniobiorcy”.
- „W zakresie nieuregulowanym Umową obowiązują przepisy kodeksu cywilnego”.
- „Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach na prawach oryginału, po jednym dla każdej ze Stron”.
- Załączniki do umowy (wzór załączników, wykorzystywanych podczas współpracy w ramach zawartej umowy)
- Ważne! Zawrzyj w umowie informację potwierdzającą fakt, że na dzień zawarcia umowy kontrahent, z którym rozpoczynasz współpracę, jest czynnym podatnikiem VAT!
- Pamiętaj! Zgodnie z zapisem w umowie, wszelkie ważne, dodatkowe ustalenia powstałe po zwarciu umowy współpracy, przygotuj pisemnie w formie aneksu do umowy!
- W przypadku prostej umowy o niskiej wartości, możesz wprowadzić również zapis o akceptacji umowy drogą elektroniczną. Dopuszczalny jest wówczas skan umowy, który uznają obie strony. Przykładowy zapis w umowie:
Strony akceptują Umowę w formie elektronicznej, podpisany skan niniejszej Umowy zostanie przesłany na adres poczty elektronicznej wskazany w Umowie.
Ochrona dwóch stron
Przedstawione punkty oraz przykładowe zapisy stosowane w umowach zależą od jej charakteru oraz wykonywanej działalności. Stosuj zawsze te, które są istotne dla obu stron i zabezpieczą interesy każdej z nich. Pamiętaj, że zawarta umowa to spisane w formie dokumentu ustalenia, które chronią Ciebie i Twojego kontrahenta. To przede wszystkim:
- Potwierdzenie uzgodnionych warunków współpracy
- Przejrzystość oraz klarowność w uzgodnionych warunkach współpracy
- Jasne zasady wzajemnych rozliczeń
- Zabezpieczenie bieżących oraz przyszłych należności wierzyciela
- Ochrona firmowych pieniędzy
- Ochrona zdrowia – mniej nerwów
Pamiętaj, że w przypadku wszelkich umów prawne zapisy precyzuje kodeks cywilny. Warto więc sporządzać nawet proste, jednostronicowe umowy, dzięki którym zabezpieczymy interesy każdej ze stron.
Rada
Każda sprzedaż zostaje zakończona sukcesem, dopiero wtedy, kiedy otrzymamy za nią pieniądze! A zatem kiedy już potwierdziłeś wiarygodność swojego przyszłego kontrahenta i sporządziłeś dokument potwierdzający Wasze wspólne ustalenia, możesz przystąpić do ich realizacji!
POWODZENIA!
Zapraszamy Cię już teraz na kolejną porcję wiedzy, którą dowieziemy w przyszłym tygodniu. Dowiesz się, jak dbać o terminowy spływ swoich pieniędzy, nie bojąc się o utratę kontrahenta 🙂
Kinga Janus
Dyrektor Działu Sprzedaży
w firmie rodzinnej
Dogmat Systemy SA
