Czy kompleksowe zarządzanie należnościami się opłaca? Zapewne wile firm sprzedających swoje usługi lub towary z odroczonym terminem płatności doświadczyło nieterminowych wpłat ze strony swoich klientów. Część firm zmuszona była wprowadzić środki zapobiegające opóźnieniom, pozostała część zaakceptowała ten fakt i systematycznie odczuwa trudności w regulowaniu swoich zobowiązań.
Czym jest kompleksowe zarządzanie należnościami firmy?
Kompleksowe zarządzanie należnościami składa się z szeregu powiązanych ze sobą czynności, które jeszcze przed rozpoczęciem współpracy, sprzedaży, czy zawarcia transakcji, oszacowują poziom ryzyka transakcji i weryfikują wiarygodność oraz kondycję finansową klienta lub partnera biznesowego.
To pierwsze czynności, które zabezpieczą spłatę przyszłych należności lub przyczynią się do ograniczenia współpracy z nieuczciwym kontrahentem. To szereg czynności w procesie, które realizowane są krok po kroku, aż do uzyskania efektu całkowitej spłaty należności.
Z jakich czynności, składa się proces kompleksowego zarządzania należnościami?
- Weryfikacja wiarygodności rejestrowej oraz finansowej kontrahenta, czynności wykonywane są jeszcze przed zawarciem transakcji
- Oszacowanie poziomu limitu kupieckiego w ramach, którego klient otrzyma fakturę z odroczonym terminem płatności
- Analiza zawieranej umowy oraz wprowadzenie zapisów zabezpieczających przyszłe należności, w tym również dodatkowych poręczeń
- Systematyczny posprzedażowy monitoring należności /płatności/
- Negocjacje I oraz II stopnia
- Pełne wsparcie w dochodzeniu należności na etapie postępowania sądowo-egzekucyjnego
- Pełne wsparcie w procesie karnym
- Finansowanie faktur /jako opcja dodatkowa/
Od czego należy zacząć?
Podstawa to weryfikacja wiarygodności rejestrowej i finansowej kontrahenta oraz zawartej umowy lub kontraktu. Zapoznanie się z przedstawioną dokumentacją lub jej przygotowanie w celu zabezpieczenia przyszłej transakcji.
Kolejną czynnością jest systematyczny monitoring płatności, który potwierdza powstanie zobowiązania oraz dyscyplinuje klienta do terminowej spłaty. To również wyeliminowanie wymówek klienta związanych z niedostarczeniem faktury, czy pomoc w rozpatrzeniu złożonej reklamacji.
Kompleksowe zarządzanie należnościami – Dochodzenie Należności /windykacja należności/
Dochodzenie należności /windykacja należności/ i to nic innego jak dochodzenie roszczeń, dążenie do odzyskania środków pieniężnych od zadłużonego klienta, czyli osoby zobowiązanej do spełnienia wobec nas świadczenia pieniężnego.
Kiedy rozpoczynamy dochodzenie należności – z jakich elementów składa się proces ?
Jeżeli pomimo wcześniej przeprowadzonych czynności monitoringu posprzedażowego, klient nie uregulował zobowiązania, wówczas przystępujemy do czynności dochodzenia należności, rozpoczynając od:
- Postępowania polubownego – negocjacji I i II stopnia i ustalenia terminu spłaty, wysłania przedsądowego wezwania do zapłaty z równoczesnym wyznaczeniem ostatecznego terminu spłaty zobowiązania.
W ramach postępowania polubownego, w kompleksowym zarządzaniu należnościami negocjacje terenowe, pełnią ważną rolę w tym procesie, przeprowadzane są w siedzibie lub miejscu prowadzenia działalności zadłużonego klienta. Podjęte negocjacje zmierzają do spłaty należności w uzgodnionym i zaakceptowanym przez wierzyciela terminie. Natomiast w przypadku środków transportu, polegają również na ustalenia miejsca pojazdu oraz zabezpieczenia go i przetransportowania pod wskazany przez wierzyciela adres.
Czynności negocjacji terenowych mobilizują zadłużonego klienta do szybkiej spłaty powstałych zobowiązań.
- Postępowania sądowego – kiedy czynności polubowne nie zdyscyplinują zadłużonego klienta do spłaty powstałego zadłużenia, w kompleksowym procesie zarządzania należnościami, automatycznie dana wierzytelność zostaje przekazana na drogę postępowania sądowego. Dodatkowo kiedy wierzyciel wątpi w uczciwość zadłużonego klienta, przygotowujemy raport majątkowy jeszcze przed złożeniem pozwu. Na podstawie przygotowanego raportu majątkowego, złożony zostaje wniosek o zabezpieczenie majątku. Celem postępowania sądowego jest uzyskanie prawomocnego wyroku lub nakazu zapłaty uzupełnionego o klauzulę wykonalności. Następnie uzyskany tytuł wykonawczy jest podstawą do rozpoczęcia procesu egzekucji komorniczej z zabezpieczonego już majątku.
- Postępowania egzekucyjnego – rozpoczęcie czynności komorniczych, uprzedza złożenie wniosku o wszczęcie egzekucji do kancelarii komorniczej. Na wniosek pełnomocnika wierzyciela komornik rozpoczyna czynności zmierzające do wyegzekwowania od zadłużonego klienta, środków na spłatę wierzytelności. W procesie kompleksowego zarządzania należnościami, bardzo ważną czynnością przed skierowaniem wniosku do komornika jest przygotowanie raportu majątkowego (jeżeli nie został przygotowany przed złożeniem pozwu), na podstawie, którego oszacowuje się składniki majątkowe zadłużonego klienta i wskazuje z jakich składników w pierwszej kolejności powinno nastąpić zaspokojenie roszczenia.
- Postępowania karnego – zebranie materiału dowodowego przeciwko zadłużonemu klientowi w celu udowodnienia popełnienia przestępstwa na rzecz wierzyciela (oszustwa, przewłaszczenia mienia).
Wracając do zadanego wcześniej pytania i analizując wyniki raportu „Portfel Należności Polskich Przedsiębiorstw”, aż 89% przedsiębiorców postrzega nieterminowe regulowanie płatności jako poważną przeszkodę w prowadzeniu działalności gospodarczej w Polsce, natomiast 95% boi się co będzie dalej. Kompleksowe zarządzanie należnościami w dzisiejszej sytuacji jest obligatoryjne dla wszystkich przedsiębiorców wystawiających faktury z odroczonym terminem płatności.
Warto pamiętać, że BIZNES to przede wszystkim współpraca z ludźmi, to nic innego jak ufaj, sprawdzaj, współpracuj tylko z wiarygodnymi klientami i świętuj swój sukces!
Jeżeli chciałbyś dowiedzieć się więcej i z większym spokojem poprowadzić swój biznes, zadzwoń lub napisz do nas:
☎ 722 33 55 33 ? tbn@dogmatystemy.pl
Podpowiemy Tobie, w jaki sposób weryfikować wiarygodność Klientów, doradzimy, co należy zrobić, kiedy, pomimo braku zapłaty za faktury, musisz zachować ciągłość dostaw i zabezpieczyć swoją firmę.
Kinga Janus
Dyrektor działu Sprzedaży
i Obsługi Klienta w rodzinnej firmie
Dogmat Systemy S.A.
Jesteśmy po to, by ułatwiać Twoją pracę. Zacznij działać już od dziś!
☎ 722 33 55 33 lub napisz: ? tbn@dogmatsystemy.pl
Sięgaj po więcej:
Doręczenie Nakazu Zapłaty Przez Komornika
Pobierz gotowy wzór umowy
Wysokich Lotów!
Dogmat Systemy S.A.