Przedsądowe wezwanie do zapłaty

Przedsądowe wezwanie do zapłaty, dokument, który mobilizuje dłużnika do zapłaty.

Wezwanie do zapłaty jest ostatnią szansą na polubowne zamknięcie sprawy dla spóźnionego z płatnością kontrahenta. Z dzisiejszego artykułu dowiesz się: co powinno zawierać skuteczne wezwanie do zapłaty, kiedy powinno trafić do dłużnika oraz jak określić wysokość odsetek za zwłokę. Ale to nie wszystko. Żeby było Ci prościej odzyskać swoje pieniądze przygotowaliśmy dla Ciebie gotowy wzór wezwania. Pobierz je z naszej strony i zadbaj o swoje pieniądze.

Wezwanie do zapłaty – definicja

Przedsądowe wezwanie do zapłaty przeważnie jest wysyłane spóźnialskim i opornym kontrahentom, którzy, pomimo wielu prób i przypomnień telefonicznych, nie rozliczyli się z wierzycielem. Wezwanie, które zadłużony kontrahent otrzymuje jest ostatnim, polubownym przypomnieniem i informuje klienta o skutkach nieuregulowania zaległej faktury.

W znakomitej większości taka forma przypomnienia kończy się spłatą zaległego długu. Ale duże znaczenie ma też czas naszej reakcji na powstałe opóźnienie. Jeżeli wierzyciel zwleka z wysyłką wezwania (wysyła je po 3. czy 6. miesiącach od daty wymagalności należności) daje zapomnieć o sobie i swoich należnościach dłużnikowi. Wtedy skuteczność wezwania znacznie spada i kontrahent może uregulować zobowiązanie dopiero po skierowaniu sprawy na drogę postępowania sądowego. Pewności nie ma, bo im dłużej czekamy na nasze pieniądze tym zmniejsza się szansa na ich odzyskanie.

Z tego powodu wierzyciele powinni systematycznie kontrolować spływ swoich należności i wprowadzić zasadę wysyłania przedsądowego wezwania do zapłaty przynajmniej po upływie 30 dni od daty wymagalności faktury. Chyba że istnieją przesłanki, by opóźnić lub przyspieszyć tę czynność.

[…] wierzyciele powinni systematycznie kontrolować spływ swoich należności i wprowadzić zasadę wysyłania przedsądowego wezwania do zapłaty przynajmniej po upływie 30 dni od daty wymagalności faktury. Chyba że istnieją przesłanki, by opóźnić lub przyspieszyć tę czynność.

Co zawiera wezwanie do zapłaty

Co powinno zawierać przedsądowe wezwanie do zapłaty?

Przedsądowe wezwanie do zapłaty powinno zawierać następujące dane:

Dane wierzyciela wysyłającego wezwanie
Miejscowość oraz datę sporządzenia wezwania
Dane dłużnika, do którego kierowane jest wezwanie do zapłaty
Numer dokumentu potwierdzającego wymagalną należność (faktura Vat, rachunek itp.)
Datę wystawienia dokumentu potwierdzającego wymagalną należność
Kwotę oraz datę kiedy należność była wymagalna
Informację o wysokości odsetek ustawowych oraz o kosztach odzyskania należności przysługujących wierzycielowi
Dane rachunku bankowego, na który należy wpłacić zaległość
Informację o ostatecznym terminie zapłaty zobowiązania
Podpis osoby wystawiającej wezwanie oraz jej dane kontaktowe
Informację o konsekwencjach wynikających z nieuregulowania zobowiązania w wyznaczonym terminie

Odsetki za spóźnienia

Jaką wartość odsetek ustawowych wskazać na wezwaniu do zapłaty? Najczęściej stosowane są odsetki za opóźnienia w transakcjach handlowych, które (obecnie) w skali roku wynoszą 9,5 %. To odsetki, które dotyczą transakcji o charakterze handlowym, czyli dostawy towaru czy wykonania usługi, świadczonej pomiędzy dwoma podmiotami prowadzącymi działalność gospodarczą.

Obecnie wysokość odsetek, zgodnie z Ustawą z dnia 8 marca 2013 r. o terminach zapłaty w transakcjach handlowych, wynosi 9,5 %. Czyli, jeżeli stopa referencyjna obecnie wynosi 1,5 % zgodnie z ustawą, kiedy dodamy 8 %, odsetki ustawowe za opóźnienia w transakcjach handlowych wyniosą 9,5 %.

W artykule Wysokość odsetek za spoźnienia piszemy o wysokości odsetek za należność, która nie dotyczy transakcji handlowej.

Koszty odzyskania należności

Z czego wynikają koszty odzyskania należności (KON-y)?

Koszty Odzyskania Należności są niczym innym jak rekompensatą dla wierzyciela z tytułu dochodzenia płatności faktury po terminie. Zgodnie z art. 10 ust. 1 ustawy o terminach zapłaty w transakcjach handlowych rekompensata za opóźnienie w płatnościach za każdą fakturę wynosi 40 euro. Dotyczy to każdej faktury dokumentującej pojedynczą transakcję handlową.

Kwota rekompensaty w wysokości 40 euro przeliczana jest na polski złoty, według średniego kursu euro ogłoszonego przez NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym płatność faktury stała się wymagalna.

Zgodnie ze wspomnianym artykułem: art. 10 ww. ustawy to dłużnik musi zapłacić dług powiększony o odsetki i koszty odzyskania należności (KON-y), w tym również dodatkowe koszty zastępstwa procesowego i egzekucyjnego, jeżeli sprawa została skierowana na drogę postępowania sądowo-egzekucyjnego.

Odsetki – decyzja należy do Ciebie

Bez wątpienia kwoty te dyscyplinują spóźnialskiego kontrahenta do szybkiej spłaty jego zobowiązań, ale to Przedsiębiorca/Wierzyciel decyduje, czy dochodzi tylko należności głównej, wynikającej z faktur sprzedaży, czy też należnych mu odsetek i KON-ów. Wszystko zależy od stopnia przeterminowania należności oraz od wypracowanych relacji i dalszej współpracy.

Dostarczenie wezwania

Jak dostarczyć przedsądowe wezwanie do zapłaty?

Ostateczne przedsądowe wezwanie do zapłaty rekomendujemy wysyłać listem poleconym. Równocześnie jeżeli przedsiębiorcy, zawierając umowę, wskazali w niej adresy mailowe przeznaczone do wszelkiej korespondencji, w tym do wezwania do zapłaty, wówczas wystarczy przesłać wezwanie na wskazany w umowie adres mailowy.

Najważniejsze jest wprowadzenie zasad lub procedur, które usystematyzują pracę osób odpowiedzialnych za rozliczenia w firmie. Dzięki nim proces spłaty należności będzie szybki. Systematyczne i sprawne działania wyeliminują kierowanie spraw na drogę postępowania sądowego lub przyspieszą odzyskanie należności, w chwili gdy okaże się, że zadłużony kontrahent jest w złej kondycji finansowej i pomimo wielokrotnych prób polubownego rozwiązania sytuacji, nie chce uregulować swoich zobowiązań, mimo że posiada majątek, z którego można zaspokoić powstałe zaległości.

Ostateczne przedsądowe wezwanie do zapłaty rekomendujemy wysyłać listem poleconym. Równocześnie jeżeli przedsiębiorcy, zawierając umowę, wskazali w niej adresy mailowe przeznaczone do wszelkiej korespondencji, w tym do wezwania do zapłaty, wówczas wystarczy przesłać wezwanie na wskazany w umowie adres mailowy.

Przedsądowe wezwanie do zapłaty mobilizuje dłużnika i przypomina mu o zapłacie, szczególnie w chwili gdy jest to przedsiębiorca, który bierze odpowiedzialność za powstałe zobowiązania i chce się z nich wywiązać pomimo napotkanych trudności.