Szpitale publiczne. Jak odzyskać pieniądze za faktury? - DOGMAT Systemy Services Sp. z o.o. %

Szpitale publiczne w Polsce nieprzerwanie borykają się z problemami finansowymi, co skutkuje opóźnieniami w regulowaniu należności wobec dostawców. Powodem jest od lat niedoszacowanie w wycenie z tyt. wykonywanych świadczeń, wzrost wynagrodzeń oraz kosztów dodatkowych. Dla przedsiębiorstw współpracujących ze szpitalami publicznymi kluczowe jest utrzymanie płynności finansowej oraz zachowanie ciągłości dostaw do szpitali, przy jednoczesnym braku płatności ze strony szpitala. Rekordziści są również – szpitale, które nie płacą nawet przez więcej niż rok od daty wymagalności faktury za usługę, czy towar dostarczony zgodnie z terminem.

Co robić? Jednym słowem wszystko sprowadza się do monitorowania i skutecznego dochodzenia należności, za które dostawca szpitala będzie mógł dalej realizować zawartą umowę. Prezentujemy kilka kroków, które mogą pomóc w odzyskaniu zaległych płatności od szpitali publicznych.

Weryfikacja należności i kontakt ze szpitalem

Zanim podejmiemy jakiekolwiek działania prawne, warto dokładnie sprawdzić, czy faktura została prawidłowo wystawiona oraz czy termin płatności faktycznie upłynął. W pierwszej kolejności skontaktuj się z działem księgowości szpitala, potwierdź zaksięgowanie faktury i ustal termin uregulowania należności. Systematyczny kontakt w sprawie płatności wypracowuje relacje i wpływa na ustalenie priorytetu płatniczego.

Wezwanie do zapłaty

Jeśli rozmowy nie przynoszą efektu, przygotuj i wyślij oficjalne wezwanie do zapłaty. Wskazując:

numery i kwoty faktur wymagalnych,
termin wystawienia faktury,
termin płatności faktury,
wskaż termin, do którego szpital powinien uregulować faktury,
wskaż wartość należnych odsetek naliczonych na dzień zapłaty,
wskaż należne KONy (koszty odzyskania należności), które zgodnie z ustawą masz prawo dochodzić, możesz również w drodze negocjacji umorzyć je w części lub całości.

UWAGA! Od 1 stycznia 2025 roku stopa referencyjna NBP wynosi 5,75%. W związku z tym, odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych z udziałem podmiotów publicznych będących podmiotami leczniczymi wynoszą 13,75% w skali roku (5,75% + 8%).

Szpitale publiczne: mediacje i negocjacje

Zawsze warto negocjacje polubowne ze szpitalem. Możesz zaproponować szpitalowi rozłożenie należności na raty lub odroczenie terminu płatności w zamian za ustalenie wiążącego harmonogramu spłat. W niektórych przypadkach warto skorzystać z mediacji prowadzonej przez specjalizujące się kancelarie, które precyzyjnie przygotują harmonogram spłaty i zawrą prawnie wiążącą ugodę.

Skorzystanie z pomocy kancelarii

Jeżeli wcześniejsze działania nie przynoszą skutku, warto skorzystać z usług firm dochodzących należności szpitale, które specjalizują się w odzyskiwaniu należności od szpitali publicznych. W tym przypadku są to kancelarie prawne, które specjalizują się w negocjowaniu warunków spłat, prowadząc bezpośrednie rozmowy z działami finansowymi szpitali. Takim przykładem jest nasza kancelaria DSS, która:

systematycznie monitoruje należności,
weryfikuje saldo faktur zaksięgowanych w poszczególnych szpitalach,
negocjuje warunki spłaty polubownej,
przygotowuje harmonogramy spłat,
w ostateczności przygotuje i kieruje pozew o zapłatę oraz koordynuje cały proces postępowania aż do ostatecznej spłaty.

Kancelarie, które od lat prowadzą rozmowy negocjacyjne ze szpitalami zdecydowanie przyspieszają proces odzyskania należności, jednocześnie przestrzegając zapisów umów przetargowych oraz wypracowanych ze szpitalami relacji.

Kancelaria DSS wypracowała relacje z działami księgowo-finansowymi szpitali, dzięki czemu osiągamy trójstronne porozumienia, dbając o spłatę wierzytelności naszych mocodawców oraz o dobro szpitali publicznych.

Wszczęcie postępowania sądowego jako ostateczność

Jest to ostateczność, kiedy inne sposoby polubownego rozwiązania sytuacji nie przynoszą efektu, pozostaje wówczas proces sądowy. Niektóre ze szpitali wprost wskazują, że otrzymane nakazy zapłaty stają się priorytetem w koszyku płatności najbardziej przeterminowanych zobowiązań. Jak się o tego zabrać? Wystarczy zgromadzić wymagane dokumenty w oparciu o zawartą umowę, przygotować i złożyć pozew o zapłatę. Następnie po uzyskaniu uzyskania prawomocnego tytułu wykonawczego, ostatni raz zaproponować szpitalowi spłatę przed skierowaniem do egzekucji komorniczej. Dzięki propozycji szpital ograniczy dodatkowe koszty z tyt. egzekucji komorniczej. Z naszego doświadczenia ok. 35% szpitali publicznych z takiej propozycji korzysta, pozostałe wierzytelności szpitalne egzekwowane są przy pomocy czynności komorniczych.

Wsparcie finansowe funduszy i instytucji finansowych

Świadome firmy korzystają z finansowania medycznego, które pozwala na szybkie uzyskanie środków finansowych na poczet przekazanych faktur do kancelarii nie dokonując tym samym cesji wierzytelności. Warto rozważyć wsparcie finansowe i przekazanie należności przeterminowanych specjalistycznej kancelarii, która wypłaci kaucję, a następnie uzyska zapłatę od szpitala bez naruszania zapisów umowy.

Podsumowanie

Konsekwentne monitorowanie należności i stosowanie odpowiednich i skutecznych czynności polubownych oraz prawnych to rozwiązanie do skutecznego odzyskania należności. Warto rozważyć możliwości dostępne na rynku oraz działać szybko i zdecydowanie, aby uniknąć długotrwałych problemów z płynnością finansową wynikającą z opóźnień w płatnościach ze strony szpitali publicznych.