Zapraszamy na wywiad z Dawidem Janus – założycielem i Dyrektorem Generalnym Dogmat Systemy S.A. dla MŚP Biznes
Minimalizują Państwo ryzyko polskich przedsiębiorców, dbając o ich płynność finansową poprzez zarządzanie ich wierzytelnościami. Państwa kompleksowa oferta, nazwana Twoje Bezpieczne Należności, skierowana jest, przede wszystkim, do sektora małych i średnich przedsiębiorców. Dlaczego właśnie MŚP?
My sami jesteśmy z sektora MŚP. Nasze 20-letnie doświadczenie na rynku zarządzania wierzytelnościami pokazuje, że przeważająca większość małych i średnich przedsiębiorstw nie posiada własnych, profesjonalnych działów zarządzania wierzytelnościami. Tematyką nieopłaconych faktur zajmuje się najczęściej pani z księgowości, czasami właściciel, który ma mnóstwo innych spraw na głowie. Kiedy problem staje się poważniejszy, do akcji wkracza radca prawny. Sprawa trafia do sądu. Mijają prawie lata, a w przypadku apelacji należy doliczyć kolejne miesiące. Dopiero później temat przejmuje komornik, którego praca również może nie przynieść satysfakcjonujących efektów.
Liczba zadań dla przedsiębiorców sukcesywnie wzrasta, dlatego właściciele biznesów muszą na kogoś scedować niektóre obowiązki. W przeciwnym razie będą zabierały im część dnia, którą mogliby poświęcić na rozwój swojego biznesu lub rozwiązywanie problemów strukturalnych przedsiębiorstwa. Naszym celem jest odciążenie przedsiębiorcy z sektora MŚP, aby mógł on całą swoją uwagę skupić na tym, co jest najważniejsze dla jego biznesu – ekspansji oraz sprzedaży. My przejmujemy obsługę wierzytelności, tworzymy zabezpieczenia, które sprawiają, że należne od kontrahentów pieniądze sprawnie spływają do firmowej kasy.
Reasumując, przychodzą do Państwa przedsiębiorcy, którzy chcą mieć więcej czasu i spokojną głowę.
Dokładnie tak. Przeciętny przedsiębiorca z sektora MŚP nie ma na tyle szerokich potrzeb związanych z zarządzaniem wierzytelnościami, aby w pełni dociążyć nimi jednego eksperta z tego zakresu, na przykład w formie odrębnego stanowiska w strukturach firmy. Firma taka jak Dogmat Systemy ma szereg kontrahentów w swoim portfelu i proponuje eksperckość w działaniu przy jednoczesnym zbilansowaniu kosztów. Można powiedzieć, że oferujemy skuteczność działania jednostki pracowniczej (w pojęciu korporacyjnym z języka angielskiego FTE – full time equivalent) bez konieczności ponoszenia wydatków związanych ze stworzeniem i utrzymywaniem kolejnego miejsca pracy w firmie.
Co oznacza „eksperckość w działaniu”?
Nasza firma wypracowała wielostopniowy model realizacji zadań związanych z zarządzaniem wierzytelnościami. Do każdego procesu dedykowana jest inna kompetencja naszych pracowników. Pierwszy etap zarządzania wierzytelnościami polega na upewnieniu się, że dany kontrahent spełnia kryteria wiarygodności i można przeprowadzić z nim bezpieczną transakcję. Kiedy dochodzi do sprzedaży, kolejnym etapem jest przypomnienie kontrahentowi o zbliżającym się terminie płatności. Mamy do tego różne narzędzia, równocześnie należy tutaj, przede wszystkim, podkreślić, że jest to etap prosprzedażowy. Ważne jest uświadomienie kontrahentowi, aby szanował nas przy rozliczeniu, tak jak my szanowaliśmy go na początku drogi, podczas zawierania transakcji. My robimy to za naszego partnera biznesowego w pakiecie Twoje Bezpieczne Należności. Dzięki temu zdejmujemy z przedsiębiorcy spory ładunek emocjonalny. Dzięki naszej pracy przedsiębiorca ma czas i energię na priorytetowe zadania.
Sprzedający właściciel staje się często zakładnikiem swoich kontrahentów. Pokutuje przekonanie, że lepiej nie upominać się o swoje pieniądze. W przeciwnym razie kontrahent już nic więcej od nas nie kupi. Jedno z narzędzi, które my stosujemy, to edukowanie partnerów biznesowych już na etapie zawierania umów. Najlepsze rozwiązanie to uczciwe przedstawienie sytuacji: „Lubimy się, ufam Ci, zrobiliśmy dobrą transakcję. Ale jeśli chodzi o rozliczenia – będziesz rozmawiał z firmą Dogmat. Ja się na tym nie znam. Wszelkie ustalenia z nimi”. Przecież, jeśli nasz kontrahent chce się z nami rozliczyć w uzgodnionym umową terminie, to nie powinno mu przeszkadzać, że zarządzaniem naszymi należnościami zajmują się eksperci z zewnętrznej firmy. Firmy, która może wspierać również naszego kontrahenta, tak jak wspiera nas.
Proces edukowania klientów już na poziomie zawierania umów brzmi ciekawie.
Kolejnym etapem w projektach, które realizujemy z naszymi klientami, jest wspieranie ich w negocjacjach z kontrahentami co do terminów płatności. Przedstawiciele MŚP często są sfrustrowani płatnościami po terminie. W takim razie albo nasi klienci to złe osoby, które nie chcą nam zapłacić, albo nasze podejście jest błędne. Wielu przedsiębiorców twardo upiera się przy terminie płatności wynoszącym 14 dni, mimo że raporty wskazują na to, iż jego klienci płacą po 52, 38 czy 42 dniach. Właściwe podejście to rozmowa. Kontaktując się z kontrahentami, mówimy im, że zauważyliśmy w naszych systemach, iż potrzebują oni przeciętnie więcej dni na płatność, niż się umawialiśmy. Możemy zaproponować, że od dziś wystawiamy dla nich faktury z 60-dniowym terminem płatności. Przy założeniu, że jakiś kontrahent potrzebuje średnio 52 dni na uregulowanie należności, dajemy mu dodatkowy zapas czasowy. Sami możemy skorzystać wtedy z opcji usługi finansowania naszych należności przez firmę Dogmat. Ta opcja to Faktoring+. Jest to bardzo ważny element całego pakietu Twoje Bezpieczne Należności.
Zwykle ustalenia, które wypracowujemy już na etapie handlowym współpracy z klientami, sprawiają, że, tak zwany, priorytet płatniczy kontrahenta będzie ewoluował w stronę stwierdzenia: „Acha, ten partner jest bardziej świadomy. Lepiej zapłacić mu szybciej”.
Przyjeżdżają Państwo do klienta i szkolą osoby odpowiedzialne za kontakt handlowy?
Analizujemy umowy zawarte przez handlowców. Dokumentacja handlowa często zamyka się na podpisaniu zwykłego zlecenia. Jeżeli transakcja ma charakter cykliczny, powinna zostać skonstruowana choćby prosta umowa, będąca odzwierciedleniem procesu biznesowego. Strony muszą wiedzieć, co robić. W ramach pakietu Twoje Bezpieczne Należności świadczymy takie usługi. Wpisujemy w konstrukcję umów odpowiednie zapisy, a nasi specjaliści jeżdżą do klientów, których instruujemy, jak powinni zachowywać się w trakcie omawiania spraw związanych z rozliczeniami.
Jak istotne dla MŚP jest finansowanie, które Państwo proponują?
Bardzo istotne. Dzięki udzieleniu bezpośredniego finansowania nasz partner może się dalej rozwijać. Naszą ofertę przygotowaliśmy specjalnie dla sektora MŚP, ponieważ brakowało takiej usługi, jak Twoje Bezpieczne Należności. Na rynku operują firmy faktoringowe, banki, firmy windykacyjne i radcy prawni. Brakowało, jednak, kompleksowego i holistycznego podejścia.
Analizujemy umowy zawarte przez handlowców. Dokumentacja handlowa często zamyka się na podpisaniu zwykłego zlecenia. Jeżeli transakcja ma charakter cykliczny, powinna zostać skonstruowana choćby prosta umowa, będąca odzwierciedleniem procesu biznesowego. Strony muszą wiedzieć, co robić. W ramach pakietu Twoje Bezpieczne Należności świadczymy takie usługi.
Jedną z proponowanych przez nas form finansowania Faktoring+ w ramach pakietu Twoje Bezpieczne Należności jest faktoring odwrócony. Rozważmy następującą sytuację. Klient prowadzi firmę handlową. Zamówił i zapłacił za zakupiony towar. Dość szybko sprzedaje wspomniany już towar, jednak kontrahent, z którym dokonał transakcji sprzedaży, poprosił o termin płatności np. 30 dni od daty dostawy towaru. W takiej sytuacji klient nie ma ani towaru, ani pieniędzy. Ma należności! Tymczasem pojawia się szansa na kolejną korzystną transakcję. Niestety, nie posiada środków.
Gdyby ten klient wiedział, że istnieje możliwość profesjonalnego, kompleksowego zarządzania wierzytelnościami dla sektora małych i średnich przedsiębiorstw, mógłby skorzystać z naszego wsparcia i w ramach pakietu Twoje Bezpieczne Należności mógłby zgłosić do nas planowaną transakcję, a my po dokonaniu szybkiej analizy ryzyka moglibyśmy udzielić mu szybkiego finansowania planowanego zakupu. Środki potrzebne na zakup towaru od razu przekazujemy dostawcy, aby nie przedłużać procesów pośredniczących. W niektórych przypadkach nasz klient może uzyskać upust za transakcję gotówkową. My kontrolujemy przepływ należności, a klient zajmuje się swoim biznesem, bo na tym zna się najlepiej.
Mamy również inne ciekawe rozwiązanie w ramach opcji Faktoring+. Jest to tak zwany faktoring cichy. Rozwiązanie to jest podobne do klasycznego finansowania należności przed terminem ich zapłaty, przy czym o zawartej pomiędzy nami usłudze faktoringu nie powiadamiamy kontrahenta naszego klienta. Nie musi on wiedzieć, że jego dostawca korzysta z wygodnego finansowania faktur w ramach pakietu Twoje Bezpieczne Należności i jest gotów akceptować długie terminy płatności. Niektórzy nasi klienci, z różnych przyczyn, w które nie wnikamy, nie chcą afiszować się z korzystaniem z usług finansowania swoich faktur. Umożliwiamy im to.
Często zdarza się, że nasi klienci stają się „zakładnikami” sytuacji finansowej swoich kontrahentów. Sytuacja ta objawia się stwierdzeniem: „Wiesz, nie mogę Ci teraz zapłacić, bo mi też nie zapłacili”. Ale jak tylko dostanę zapłatę za swoje faktury, to od razu przelewam do Ciebie”. Z naszego doświadczenia wynika, że realna zdolność płatnicza może nastąpić za 3-4 miesiące. W takich przypadkach przy współpracy z kontrahentem klienta wypracowujemy trójstronne porozumienia. My finansujemy naszego klienta, aby miał środki na płynną działalność. Natomiast zobowiązany do spłaty kontrahent nie odczuwa takiej presji, ponieważ dopasowujemy terminy spłaty do jego obiektywnych możliwości.
W trakcie zarządzania wierzytelnościami może dojść do wielu nieprzewidzianych sytuacji. W jaki sposób kontaktuje się z Wami klient z bieżącymi problemami?
Nasze doświadczenie pokazuje, że kontrahenci z sektora MŚP nie mają ani czasu, ani ochoty na korzystanie ze spersonalizowanych narzędzi informatycznych w tym zakresie. Najczęściej wybierany jest model, w którym księgowość klienta wysyła nam odpowiednie dokumenty (faktury), my zarządzamy od początku jego wierzytelnościami i rozwiązujemy problemy (głównie z płynnością), a następnie wysyłamy kompletny raport.
Każdemu klientowi przypisujemy indywidualnego opiekuna, z którym może się kontaktować. Następnie wspomniany specjalista koordynuje całość prac wewnątrz naszej firmy. Operujemy również na integracjach i cyfrowym przepływie informacji, natomiast te narzędzia stosujemy we współpracy z większymi firmami i korporacjami. Sektor MŚP preferuje syntetyczne, tradycyjne raporty i sposób komunikacji.
Oferują Państwo cały wachlarz usług, których potrzebują przedsiębiorcy: pozyskiwanie środków przez faktoring, ocenę ryzyka, ściąganie wierzytelności. Proszę powiedzieć, jak wygląda sam proces odzyskiwania należności?
Zależnie od sytuacji. Modelowo zaczyna się na etapie, w którym kontrahent dowiaduje się, że należność będzie monitorowała zewnętrzna firma. Stosujemy pieczęć prewencyjną na fakturach, która bardzo „rzuca się w oczy”. Jest to informacja mówiąca, że możesz spodziewać się telefonu od specjalistów w zakresie odzyskiwania należności. Kolejny etap to wspomniany już prosprzedażowy monitoring przypominający. W tym momencie eliminujemy też wymówkę związaną z zagubieniem lub niedostarczeniem faktury. To spora oszczędność czasu.
Kiedy mija termin płatności, wchodzimy w fazę negocjacji pierwszego stopnia. Rozmawiamy o tym, dlaczego ktoś się spóźnił. Ten etap trwa od 14 do 30 dni, zależnie od branży oraz rodzaju wierzytelności. Następnie rozpoczynamy negocjacje drugiego stopnia. Rozpoczyna się pełny monitoring i do akcji wkraczają negocjatorzy z dużym doświadczeniem w odzyskiwaniu należności. Działają jak szachiści, którzy wyprzedzają ruchy przeciwnika. Specjaliści Dogmat Systemy odróżniają obiektywne powody zwłoki w płatności od tych nieobiektywnych czy przekłamanych. Etap ten trwa do 30 dni. Warto podkreślić, że mówimy tutaj również o negocjacjach terenowych. Spotykamy się najczęściej w siedzibie kontrahenta, który nie dokonał płatności w uzgodnionym terminie. Najczęściej słyszymy, że ktoś „nie ma pieniędzy, bo inni mu nie zapłacili”. Pytamy wtedy, o kogo chodzi. Prosimy o konkretną listę. Jeżeli zadłużony kontrahent mówi o niezapłaconej należności sprzed pięciu lat, wtedy jego argumenty są mało wiarygodne. Ale jeśli w danym momencie dziesięć wystawionych przez niego faktur na łączną sumę 100-150 tys. złotych czeka na opłacenie, wyraźnie widać, że została zaburzona jego płynność finansowa. W takich przypadkach jesteśmy w stanie pomóc nawet jemu, ściągnąć należność lub dokonać kompensat, do których należy, między innymi, wydłużenie terminu płatności jego zobowiązań wobec naszego klienta. Jesteśmy elastyczni, tutaj tkwi główna siła Twoich Bezpiecznych Należności.
Trudno przekonać polskiego przedsiębiorcę do takich rozwiązań jak Wasze?
A Pan jest przekonany, po tym, co powiedziałem?
Tak.
Wygląda zatem na to, że ławo. Robimy to już wiele lat i sprawnie opowiadamy o naszym produkcie, jego zaletach oraz korzyściach dla klientów. Z naszego doświadczenia firmowy handlowiec potrzebuje ok. 4-6 miesięcy intensywnego szkolenia, aby nauczyć się całego spektrum przypadków, z którymi mamy do czynienia.
My tworzyliśmy te produkty od podstaw, znamy je doskonale. Mówimy o rzeczach znajomych każdemu przedsiębiorcy i o konkretnych rozwiązaniach jego problemów. Często pokutuje tutaj negatywny wydźwięk słowa „windykacja” jako rozwiązania nacechowanego siłowo. Pokazujemy inną drogę, w której każdy jest wygrany: przedsiębiorca, kontrahent i my.
Przedsiębiorcy są świadomi ryzyka, z którym codziennie mają do czynienia. Niestety zbyt często wzywają pomoc dopiero wtedy, kiedy coś już się zepsuło. My chcemy edukować przedsiębiorczych ludzi, aby wiedzieli, jak zapobiegać potencjalnym sytuacjom stresowym. Zabezpieczamy ich płynność finansową oraz umożliwiamy stabilny rozwój. Naszym celem jest ograniczenie ryzyka nieodzyskania pieniędzy. Im mniej pieniędzy będzie tracił nasz klient, tym nasz sukces będzie większy.
Największą trudnością jest przekonanie do zmiany mentalności na samym początku drogi: uświadomienie właścicielom biznesów, że rozmowy o należnościach z ich kontrahentami nie muszą być nacechowane negatywnie. Przekazanie kontaktu do kontrahenta firmie wierzytelnościowej nie jest równoznaczne z ryzykiem jego utraty, wręcz przeciwnie: nasze działania niejeden raz przyczyniły się do uratowania długo wypracowanej relacji biznesowej, dzięki skutecznemu rozwiązaniu problemu spłaty należności.
Dbamy o relacje, które stworzyli nasi klienci, bo po drugiej stronie zawsze jest człowiek. Klient lub kontrahent, a nie dłużnik. Istnieje przecież wiele obiektywnych przyczyn zachwiania płynności finansowej.
Podsumowując: zarządzanie wierzytelnościami to proces bardzo rozległy. Dotyczy wszystkich sfer biznesowych, w których występują terminy płatności i powstają klienci, kontrahenci zobowiązani do spłaty. Cały proces może zostać objęty pakietem Twoje Bezpieczne Należności, który zawiera: a) weryfikację kontrahenta przed transakcją, b) analizę procesu sprzedaży i umowy z punktu widzeniu dochodzenia należności, c) monitoring prosprzedażowy (pierwszego stopnia), d) monitoring drugiego stopnia, ustalający stan faktyczny problemów z rozliczeniem, e) raport majątkowy klienta/kontrahenta/zadłużonego przed postępowaniem sądowo-egzekucyjnym, f) wsparcie w postępowaniu sądowym i egzekucyjnym oraz g) wsparcie finansowe przedsiębiorstwa, czyli finansowanie faktur/należności w usłudze Faktoring+.