Księgowanie kosztów windykacji należności w przypadku przekazania dochodzenia należności wyspecjalizowanej firmie windykacyjnej, to wydatek, który wierzyciel (przedsiębiorca) otrzymując za wykonaną usługę fakturę VAT zalicza ją do kosztów działalności operacyjnej.
Brak terminowej zapłaty zmusza wielu wierzycieli do podjęcia czynności windykacji polubownej zmierzających do odzyskania w jak najkrótszym czasie swoich należności. Przedsiębiorcy mogą dochodzić należności we własnym zakresie lub mogą też zlecić je firmie zarządzającej wierzytelnościami, czyli firmie windykacyjnej. W przypadku zlecenia dochodzenia należności wynagrodzenie należne firmie windykacyjnej powinno wynikać z umowy zawartej pomiędzy stronami.
Księgowanie kosztów windykacji należności poniesionych przez wierzyciela to wydatki, zaliczane do kosztów działalności operacyjnej. W księgach rachunkowych ich wartość odnosi się więc odpowiednio w ciężar konta 40-2 “Usługi obce” (koszty rodzajowe) i równolegle konto 55-1 „Koszty ogólnego zarządu” i 490 „Rozliczenie kosztów” -przy założeniu, że firma prowadzi ewidencję kosztów w zespołach „4”, „5” i „490”.
Jeśli jednostka stosuje konto 30 “Rozliczenie zakupu”, to otrzymaną od firmy windykacyjnej fakturę należy zaksięgować zapisem:
- a) wartość brutto usługi:
- Wn konto 30 “Rozliczenie zakupu”
- Ma konto 24 “Pozostałe rozrachunki”
(w analityce: Rozrachunki z firmą windykacyjną)
- b) VAT naliczony podlegający odliczeniu:
- Wn konto 22-1 “VAT naliczony i jego rozliczenie”
- Ma konto 30 “Rozliczenie zakupu”
- c) wartość netto usługi windykacyjnej:
- Wn konto 40-2 “Usługi obce” i równolegle 55-1″Koszty ogólnego zarządu” i 490
- Ma konto 30 “Rozliczenie zakupu”
Koszty usług świadczonych przez firmę windykacyjną można odnosić w ciężar kosztów działalności operacyjnej zarówno, gdy jednostka korzysta z usług firmy windykacyjnej sporadycznie w odniesieniu do konkretnych należności, jak i w sytuacji, gdy zawarła z firmą windykacyjną umowę ciągłej współpracy i firma windykacyjna kompleksowo zarządza należnościami przedsiębiorstwa.
Jeśli firma windykacyjna potrąci swoje wynagrodzenie bezpośrednio z wyegzekwowanej kwoty, to na rachunek bankowy jednostki zlecającej windykację wpływa należność pomniejszona o wynagrodzenie należne firmie windykacyjnej. W takiej sytuacji jednostka nie dokonuje już zapłaty za wykonaną usługę.
Ponadto, po zaksięgowaniu wpływu wyegzekwowanej przez firmę windykacyjną kwoty w wysokości pomniejszonej o należne jej wynagrodzenie i faktury otrzymanej od tej firmy, na koncie 24 powstanie saldo Ma oznaczające łączną kwotę wierzytelności wyegzekwowanej przez firmę windykacyjną, którą należy przeksięgować na konto dłużnika (zapisem: Wn konto 24 „ Pozostałe rozrachunki , Ma konto 20 „Rozrachunki z odbiorcami” (w analityce: Rozrachunki z dłużnikiem).
Danuta Janus
Główny Księgowy
Dogmat Systemy S.A.